盤(pán)點(diǎn)職場(chǎng)如何接聽(tīng)電話(huà)的禮儀技巧
盤(pán)點(diǎn)職場(chǎng)如何接聽(tīng)電話(huà)的禮儀技巧
在職場(chǎng)上接聽(tīng)電話(huà)同樣需要注意禮儀，那么職場(chǎng)如何接聽(tīng)電話(huà)的禮儀技巧有哪些?下面學(xué)習(xí)啦小編為大家整理了職場(chǎng)如何接聽(tīng)電話(huà)的禮儀技巧，希望大家能夠喜歡。
職場(chǎng)如何接聽(tīng)電話(huà)的禮儀技巧
一、及時(shí)接聽(tīng)
如果電話(huà)鈴聲一響起，就應(yīng)立即放下收頭的事去接聽(tīng)。如果接聽(tīng)不及時(shí)，就會(huì)反映出一個(gè)人散漫的態(tài)度，而且應(yīng)該親自接聽(tīng)電話(huà)，輕易不要讓他人代勞，尤其是不要讓小孩干代接。
在接電話(huà)時(shí)，我們提倡鈴響不過(guò)三：接聽(tīng)電活以鈴響三聲之內(nèi)接最適宜。吧要鈴響許久，才姍姍來(lái)遲。也不要鈴響過(guò)一次，就拿起聽(tīng)筒。這樣會(huì)讓打電話(huà)的人大吃一驚，如有持殊原因，致使鈴響許久后才接，要在和劉方通話(huà)時(shí)向?qū)Ψ秸f(shuō)明情況，棱示歉意。
正常情況下，不允許不接聽(tīng)來(lái)電，特別是應(yīng)約而來(lái)的電話(huà)。就像敲門(mén)一樣。如果剛敲第一聲門(mén)你就開(kāi)門(mén)，就會(huì)讓對(duì)方嚇一跳，而且還會(huì)認(rèn)為你清閑得聚精會(huì)神地等著別人來(lái)敲門(mén)。如果門(mén)被敲了很多省還沒(méi)有回答，又會(huì)被認(rèn)為沒(méi)有人在，或者是不想理。
二、確認(rèn)對(duì)方
一般情況下.對(duì)方打來(lái)電話(huà)后都會(huì)主動(dòng)介紹自己。如果對(duì)方打來(lái)電話(huà)，沒(méi)有主動(dòng)介紹自己或者自己沒(méi)有聽(tīng)清楚，你就應(yīng)該主動(dòng)問(wèn);請(qǐng)問(wèn)您是哪位價(jià) 我能為您做什么?您找哪位?但是，人們習(xí)慣性的做法是，拿起電話(huà)聽(tīng)筒后便會(huì)向?qū)Ψ奖P(pán)問(wèn)：喂：哪位 這讓對(duì)方會(huì)感到阿生而且感情疏遠(yuǎn)，缺少人情昧。接起電話(huà)。拿起聽(tīng)筒后應(yīng)首先自我介紹：：您好，我是某某某
三、非常規(guī)電話(huà)的處理
如果接到打錯(cuò)的電話(huà)，不要發(fā)怒更不能出口傷人，正確做法是簡(jiǎn)短向?qū)Ψ秸f(shuō)明情況后掛斷電話(huà)。有時(shí)候接起電話(huà)，問(wèn)候多聲卻聽(tīng)不見(jiàn)對(duì)方說(shuō)話(huà)，這時(shí)絕對(duì)不可以不外青紅皂白，認(rèn)為是惡意騷擾電話(huà)而破門(mén)大罵。因?yàn)?，這種情況極可能由電話(huà)線(xiàn)路問(wèn)題引起。使你聽(tīng)不見(jiàn)對(duì)方的聲音，但是對(duì)方能聽(tīng)見(jiàn)你聲音。萬(wàn)一對(duì)方是你的客戶(hù)或上級(jí)，聽(tīng)到你在這端破口大罵，會(huì)造成什么樣的后果。如果對(duì)方是惡意騷擾的話(huà)，應(yīng)簡(jiǎn)短而嚴(yán)歷地批評(píng)對(duì)方。不必長(zhǎng)篇大淪，更不應(yīng)該說(shuō)臟話(huà);如果問(wèn)題嚴(yán)重，可以考慮報(bào)警解決。
四、分清主次
1.接聽(tīng)電話(huà)要專(zhuān)心，與其他人交談，邊聽(tīng)電話(huà)邊看文件、看電視那是很不禮貌的行為，吃東西邊是失禮。
2.如果在會(huì)晤貴賓或會(huì)議期間接到電話(huà)，可向其歉意地說(shuō)明不能立即通話(huà)的原因，并求諾稍后再聯(lián)系。
3.接聽(tīng)電話(huà)時(shí)如果有別的電話(huà)打進(jìn)來(lái)，千萬(wàn)不要不理睬，因?yàn)楹芸赡苁羌笔??？烧?qǐng)求正在通話(huà)的一方稍等片刻，并對(duì)其講明原因，然后立即去接另一個(gè)電話(huà)，問(wèn)清情況后先訪(fǎng)對(duì)方稍候，或晚會(huì)兒再打進(jìn)來(lái)，之后再繼續(xù)和前者通話(huà)。
4.不能因?yàn)閳D清凈隨便撥下電話(huà)線(xiàn)。
五、規(guī)范地代接電話(huà)
代別人接電話(huà)時(shí)。要特別住意講話(huà)順序，首先要禮貌地告訴對(duì)方來(lái)歷才能問(wèn)對(duì)方是何人，所為何事，但不要詢(xún)問(wèn)對(duì)方和所找人的關(guān)系。
1.尊重別人隱私。代接電話(huà)時(shí)，忌遠(yuǎn)遠(yuǎn)地大聲召喚劉方要找的人。不要旁聽(tīng)別人通話(huà)、更不要插嘴。不要隨意擴(kuò)散對(duì)方托你轉(zhuǎn)達(dá)的事情。
2.記憶準(zhǔn)確要點(diǎn)：如果對(duì)方要找的人不在，應(yīng)先詢(xún)問(wèn)對(duì)方是否需要代為轉(zhuǎn)讓。如對(duì)方有此意愿，應(yīng)照辦。最好用筆記下對(duì)方要求轉(zhuǎn)達(dá)的具體內(nèi)容，如對(duì)方姓名、單位、電話(huà)、通話(huà)要點(diǎn)等，以免事后忘記，對(duì)方講完后，應(yīng)再與其驗(yàn)證一遍，避免不必要的遺漏。
3.及時(shí)傳達(dá)內(nèi)容。代接電話(huà)時(shí)，要先弄清對(duì)方要找誰(shuí)，如果對(duì)方不愿問(wèn)答自已是誰(shuí)，也不要勉強(qiáng)。如果對(duì)方要找的人不在，要如實(shí)相告，然后再詢(xún)問(wèn)對(duì)方還有什么事情?這二者不能顛倒先后次序。之后要在第一時(shí)間把對(duì)方想要傳達(dá)的內(nèi)容傳達(dá)到位。不管什么原因、都不能把自己代人轉(zhuǎn)達(dá)的內(nèi)容，托他人轉(zhuǎn)告。
六、錄音電話(huà)
1.留言制作要規(guī)范。留言?xún)?nèi)容一般包括這么幾項(xiàng)：?jiǎn)柡蛘Z(yǔ)、機(jī)主姓名和單位、致歉語(yǔ)、留言的原因、對(duì)來(lái)電者的要求以及道別語(yǔ)等。
2.如非很必要，盡量少使用錄音電話(huà)，要及時(shí)處理錄音電話(huà)上打進(jìn)來(lái)的電話(huà)。
職場(chǎng)接聽(tīng)電話(huà)的禮儀技巧
通話(huà)是現(xiàn)代社會(huì)最常見(jiàn)的一種交際方式。它是運(yùn)用電話(huà)等現(xiàn)代通訊工具進(jìn)行交往, 具有快捷、方便的特點(diǎn)。盡管不是面對(duì)面地交談, 卻能讓人迅速獲得信息, 及時(shí)進(jìn)行溝通。
在公務(wù)活動(dòng)中, 使用通話(huà)交流情況、溝通信息、商洽問(wèn)題、答復(fù)事項(xiàng), 是一種最普遍的工作手段。通話(huà)包括打電話(huà)和接聽(tīng)電話(huà)。不論是使用普通電話(huà)還是
移動(dòng)電話(huà), 都要遵守一定的禮儀規(guī)范。
學(xué)會(huì)通話(huà)可以樹(shù)立良好的電話(huà)形象。如果缺乏電話(huà)使用常識(shí), 沒(méi)有掌握通話(huà)的技巧和禮儀規(guī)范, 就會(huì)影響公務(wù)活動(dòng)的開(kāi)展, 甚至損害機(jī)關(guān)單位的形象。
怎樣打電話(huà)
誰(shuí)不會(huì)打電話(huà)?也許你會(huì)發(fā)出這樣的疑問(wèn)。打電話(huà)確實(shí)是一種最常見(jiàn)的交際方式。但是要正確掌握打電話(huà)的方法, 還是需要注意一些問(wèn)題的。
時(shí)間選擇。公務(wù)通話(huà)一般要在辦公時(shí)間內(nèi)進(jìn)行, 不要在下班之后打, 更不能在深夜、凌晨及午休、用餐、公休假時(shí)間打, 除非有特別緊急的事情。如果是撥打國(guó)際長(zhǎng)途電話(huà), 要注意時(shí)差, 不要擾人清夢(mèng)。要掌握通話(huà)的時(shí)間, 一般不宜過(guò)長(zhǎng), 以不超過(guò)五分鐘為好。如果要通話(huà)較長(zhǎng)時(shí)間, 最好用面談的方式。如果只能通話(huà), 必須征詢(xún)對(duì)方是否方便, 否則就要另約時(shí)間聯(lián)系。
表述得體。通話(huà)表述要符合禮儀規(guī)范, 不能高調(diào)門(mén), 語(yǔ)驚四座; 口氣謙恭有禮, 熱情、溫和、親切、自然。語(yǔ)速適中, 過(guò)快了容易讓人聽(tīng)不清楚, 產(chǎn)生匆忙應(yīng)付的感覺(jué); 慢條斯理, 拿腔拿調(diào), 也容易引起人的反感。
舉止得當(dāng)。打電話(huà)要輕拿輕放, 不要急不可耐, 一遇到無(wú)法接通的情況就表現(xiàn)得很不耐煩, 甚至甩話(huà)機(jī)。電話(huà)接通后, 要等鈴聲響過(guò)六遍后, 確信對(duì)方無(wú)人接聽(tīng), 才掛斷話(huà)機(jī)。通話(huà)時(shí)不要抱著電話(huà)四處走動(dòng); 仰坐、斜靠、歪躺或趴在桌上通話(huà)都是不適宜的。通話(huà)時(shí)也不要吃東西、抽煙、喝水、翻報(bào)紙雜志,甚至與旁邊的人閑聊。
注意環(huán)境。打電話(huà)要注意周?chē)h(huán)境。移動(dòng)電話(huà)不要在嘈雜的大街上、一些公共場(chǎng)所通話(huà)。辦公室打電話(huà), 要避免談話(huà)聲、嬉笑聲、咳嗽聲。如果有急事, 可以先整頓一下通話(huà)環(huán)境, 待安靜下來(lái)再撥通電話(huà)。
怎樣接電話(huà)
接電話(huà)要注意以下禮儀:
及時(shí)接聽(tīng)。電話(huà)鈴聲一響, 要及時(shí)接聽(tīng), 不要慢騰騰地任由鈴聲響個(gè)不停。一般在聽(tīng)到完整的鈴聲響后接起電話(huà)。同時(shí)響起電話(huà), 要先接起一個(gè), 詢(xún)問(wèn)對(duì)方是否介意接聽(tīng)另一個(gè)電話(huà), 征得同意后才能接聽(tīng)另一個(gè)電話(huà)。不要同時(shí)接聽(tīng)兩個(gè)電話(huà)。
文明應(yīng)答。接聽(tīng)電話(huà)要做到有問(wèn)必答, 依問(wèn)作答。鈴聲響起, 要拿起話(huà)筒問(wèn)候?qū)Ψ? 并自報(bào)家門(mén):
你好! 這里是 ( 單位) 或你好! 我是 , 或者詢(xún)問(wèn)對(duì)方: 你好! 請(qǐng)問(wèn)找哪位? 如果要找的人不在, 最好告訴對(duì)方不在的原因, 或告訴對(duì)方聯(lián)系方法。一般不宜用 你是誰(shuí)、 你找誰(shuí)、有什么事之類(lèi)的話(huà)發(fā)問(wèn)。與對(duì)方通話(huà), 要盡量每問(wèn)必答,但不要答非所問(wèn), 東拉西扯, 大聊其天。對(duì)方交談內(nèi)容結(jié)束要即時(shí)道別, 說(shuō)聲再見(jiàn)。
做好記錄。公務(wù)電話(huà)通常需要做記錄。平時(shí)要做好通話(huà)記錄準(zhǔn)備, 電話(huà)記錄簿或記錄用紙、筆要準(zhǔn)備好, 不要通話(huà)后放下聽(tīng)筒, 再找紙筆。遇到聽(tīng)不清楚時(shí), 可以請(qǐng)求對(duì)方重復(fù)一遍, 特別是對(duì)一些重要內(nèi)容和涉及時(shí)間、地點(diǎn)、數(shù)量等, 最好加以核實(shí), 避免記錯(cuò)。
一些特殊電話(huà)的接聽(tīng)。對(duì)打錯(cuò)電話(huà)的, 不要大聲斥責(zé)對(duì)方, 要接受對(duì)方的道歉, 說(shuō)聲 沒(méi)關(guān)系 后掛機(jī)。對(duì)一些難纏的電話(huà), 要學(xué)會(huì)說(shuō)不, 設(shè)法擺脫對(duì)方的糾纏, 委婉而堅(jiān)決地拒絕對(duì)方的請(qǐng)求。對(duì)一些諸如你猜猜我是誰(shuí)、想知道我在干什么嗎之類(lèi)的謎語(yǔ) 電話(huà), 可以用別讓我猜謎了、 我正忙著、我還有一些急事要做呢之類(lèi)的話(huà)加以應(yīng)對(duì)。
職場(chǎng)禮儀的意義
一、職場(chǎng)禮儀是一種首德行為規(guī)范。
職場(chǎng)禮儀不同于法律，雖然都有規(guī)定該做與不該做的但是作為道德規(guī)范來(lái)說(shuō)他是沒(méi)有絕對(duì)的懲罰制度的，做的不當(dāng)，最多是遭人唾棄，所以能規(guī)范道德行為的人也只有我們自身而已。
二、職場(chǎng)禮儀的直接目的是表示對(duì)他人的尊重。
人都有被尊重的高級(jí)精神需要，當(dāng)在職場(chǎng)交往活動(dòng)過(guò)程中，按照職場(chǎng)禮儀的要求去做，就會(huì)使人獲得尊重的滿(mǎn)足，從而獲得愉悅，由此達(dá)到人與人之間關(guān)系的和諧。也就增進(jìn)了你與他人的溝通交流為你建立人脈打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
三、禮儀的根本目的是為了維護(hù)社會(huì)正常的生活秩序。
例如隨地亂扔垃圾、吐痰、橫穿馬路等等不文明的行為都是需要通過(guò)道德去規(guī)范的。若是靠法律去限制那我們則需要多少警力去監(jiān)督懲治?
四、禮儀要求全體成員共同遵守。
職場(chǎng)是一個(gè)大家庭，任何一個(gè)人都不能完全脫離職場(chǎng)而存在，同時(shí)職場(chǎng)也不是由一部分的人就可以組成的，職場(chǎng)道德、職場(chǎng)禮儀的建立于遵守是需要全體職場(chǎng)成員共同努力的。
五、禮儀要求在人際交往、社會(huì)交往活動(dòng)中遵守。
這是它的范圍，超出這個(gè)范圍，職場(chǎng)禮儀規(guī)范就不一定適用了。如在公共場(chǎng)所穿拖鞋是失禮的，而在家穿拖鞋則是正常的。就是在人與人的交往過(guò)程中禮儀才能得到的體現(xiàn)。
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