文秘辦公室接待的禮儀常識有哪些
文秘辦公室接待的禮儀常識有哪些
文秘工作不可避免接待來訪，所以學習辦公室接待禮儀常識是文秘的一門必修課。今天學習啦小編分享的是文秘辦公室接待的禮儀常識，希望能幫到大家。
文秘辦公室接待的禮儀常識
(1)接待來訪禮儀
人們經(jīng)常會出于各中原因來辦公室找秘書，所以秘書人員要掌握接待來訪者的禮儀，這不但涉及到組織形象問題，對秘書工作能否順利開展也有很大關系。
如果因工作繁忙暫時無法接待來訪者，應首先致歉然后詢問來訪者是稍作等待還是另約時間，切不可讓他人無故等太久。當來訪者是上級或長者時,秘書要站起來握手以示歡迎。來訪者是為了說明某些問題，一定要有耐心聽完別人的話，而且要用你的表情和行為表明你是在認真的傾聽。在交談過程中，不要隨意承諾;當出現(xiàn)矛盾和意見分歧時，要克制自己的情緒，以平和的態(tài)度處理。
在交談處理事務過程中,能立刻解決或答復的問題要及時處理,不能擺架子或故意拖延時間;對于不能馬上解決的問題，要向來訪者說明理由，另約時間予以解決或商討。如果來訪者來訪時間過長而你又有其他事情要做，可以委婉地提醒或以看手表、起身等行為身體語言告訴對方結(jié)束談話。切忌不可以敷衍、不耐煩的生硬態(tài)度草草結(jié)束談話，給對方留下不良印象，從而影響組織和單位形象。
(2)拜訪禮儀
對外聯(lián)系是秘書工作的重要內(nèi)容之一，出于各種原因，秘書人員經(jīng)常要拜訪他人。了解和掌握拜訪禮儀，可以幫書秘書人員圓滿順利地完成工作任務。
拜訪時首要的禮儀是準時赴約，一般情況下要提前3—5分鐘到達。萬一出現(xiàn)意外的緊急情況要遲到時，一定要打電話向?qū)Ψ秸f明理由，表示歉意。為了表示尊重，拜訪一般提前3—5天預約，赴約前一天再次確認一下時間和地點。沒有特別的情況，一般不要突然拜訪，以免打亂對方的工作安排。與求見人見面后,如果是初次見面要主動自我介紹,如果是熟人,也要先問候并握手致意。談話時應開門見山，不要海闊天空，浪費時間。說話時要注意對方的反應，要給對方講話、答復的時間，不要一個人滔滔不絕。對對方的舉動要十分敏感，當對方有結(jié)束談話的意思時要及時起身告辭，切忌死賴不走，不知趣。
(3)匯報工作時的禮儀
向上級匯報工作是秘書的重要工作內(nèi)容之一。秘書人員掌握正確的匯報工作的禮儀，一方面可以給上級留下良好的印象，同時也可以暢通無阻地和領導交流，提高辦事效率。
由于領導工作繁忙，秘書人員和領導約好的談話時間一定要嚴格遵守，不可失約。恪守時間是秘書人員的基本素質(zhì)要求之一。赴約時不要過早抵達以免領導還沒做好準備而出現(xiàn)難堪的局面;也不要遲到，讓領導等候。進領導辦公室前，要輕輕敲門，經(jīng)允許后方可入內(nèi)。如果領導辦公室的門是開著的，也要敲門以提醒領導及時調(diào)整好自己的狀態(tài)。
匯報時，要以注意舉止文雅大方，談吐得體。語速語調(diào)適中，吐字清晰。語言簡練，條理清楚。匯報過程中，領導有任何的意見和建議要及時紀錄下來以便談話結(jié)束后整理補充原有的材料。匯報結(jié)束后，如果領導談興猶濃，不可有不耐煩的表現(xiàn)，要等領導表示結(jié)束后方可告辭。告辭時要整理好自己的衣著、座椅等，當領導送別時要主動說“謝謝”、“請留步”等以示禮貌
(4)辦公室儀容禮儀
在辦公室里，秘書人員要樹立整潔、端莊的個人形象。如果單位有統(tǒng)一的服裝，無論男女都應盡量穿著工作服。如果沒有，在辦公室里要盡量選擇較保守的服裝。男士以西裝為主，女士以職業(yè)裝為主。女士的著裝要端莊大方，不要過于暴露或前衛(wèi)?；瘖y要以淡妝為主。男士夏天切忌在辦公室穿拖鞋、短褲和背心等衣服。休閑裝、運動裝等也不適于辦公室的工作環(huán)境。
文秘接待客人的注意事項
1、無論接待什么樣的客人，都需做到公平和禮貌，應按先來后到的原則接待每一個客人。
2、無論接待什么樣的客人，都要和顏悅色、千萬不能皺眉頭。
3、接待客人時態(tài)度要鄭重，但說話要留有余地。
4、對于有預約的客人要迅速轉(zhuǎn)達他的要求，不讓客人等候。
5、為避免出錯，對于客人說的一些重要事項要確認一遍。
6、盡快記住客人的相貌和姓名，了解他們與本公司的關系。
7、要請客人填寫接待登記簿。
8、上司沒確認要見的客人，就不要讓他進去。
9、在不了解對方身份時，若對方問到上司在不在甚至上司的整個工作日程安排，則不要直接回答在不在，而應盡可能地從對方那里了解一些有用信息。
10、陌生客人來訪時，一定要注意聽清有關他的姓名、所在公司等基本情況的介紹;根據(jù)情況的不同，對來客的意圖和目的要打聽清楚，但在打聽時不失禮儀。