行政后勤管理論文(2)
行政后勤管理論文篇二
加強行政后勤管理措施的探析
摘要：企業(yè)的正常運作必須以后勤部門的良好運轉為保障其工作的好與壞將直接影響到全公司的經營效益，因此，做好該項工作就必須要建立合理的組織機構，制訂出切實可行的管理制度，本文就企業(yè)的行政管理的現(xiàn)狀，提出加強行政后勤管理的幾方面措施。
關鍵字: 行政后勤; 管理;工作
Abstract: The normal operation of the enterprises must be in good operation logistics department to ensure its work is good or bad will directly affect the company's operating efficiency, therefore, do a good job in the work it must establish a rational organization, formulate a practical management system, based on the status of the administrative management of the enterprise, put forward strengthen some measures for the administrative management.
Key words: administrative work; management
中圖分類號：F279.23
一.前言:企業(yè)行政管理是企業(yè)管理與行政管理相結合而產生的一個概念。為公司的所有活動提供各種支持和服務，它運作的好壞，直接關系到整個公司的規(guī)化進程，但是在現(xiàn)實的生活中，這個部門又倍受其他部門和人員的非議，其原因是他的工作多是服務性的，而且工作成績又沒有明顯的結果，在工作考核中又不能量化，一般容易被老板忽視，在有的公司甚至被老板認為是可有可無的，所以該部門的主管人員在目前來說，流失量比一般其它部門主管人員流失量要大得多。企業(yè)行政管理既非一般的政府行政管理，也非企業(yè)管理，其涵義是指：企業(yè)行政系統(tǒng)為了企業(yè)的生存與發(fā)展而依靠一定的法律、制度、原則及方法對企業(yè)進行職能性管理的總和。企業(yè)行政管理體系推動和保證著企業(yè)的生產、資金、經營等業(yè)務的順利、有效進行和相互之間的協(xié)調。行政管理工作在其廣度、深度、重要性及敏感性等方面都不同于企業(yè)其他方面，也不同于政府機關的行政管理，具有相當?shù)奶厥庑?。因此，在現(xiàn)代企業(yè)中，行政部門是企業(yè)重要的管理部門。做好行政管理工作是企業(yè)有效運轉的重要前提，也是經營者提高企業(yè)管理水平的一個切入點。
二.企業(yè)的行政管理的現(xiàn)狀:
(一)我國一些企業(yè)行政管理的權力過于集中，缺乏相應的制約機制。
目前，企業(yè)在行政管理的過程中主要存在“一人獨大”的情況。主要以管理者個人的意志來直接決定行政管理的工作。家長制、一言堂等現(xiàn)象屢見不鮮。由于管理者特殊的地位和權力，使得相應的監(jiān)督和制約機制完全失效。更為嚴重的是，在這種氣氛和背景的影響之下，完全看領導眼色行事，使得企業(yè)內部員工的積極性消失殆盡，極大地降低了企業(yè)行政的效率和活力。這無疑會對企業(yè)正常、健康、有序地發(fā)展造成極大的影響。
(二)我國一些企業(yè)行政管理體制不健全，機構設置不合理。
隨著企業(yè)的發(fā)展，逐漸暴露除了體制不健全，機構冗雜和規(guī)章制度不科學等一系列的問題，而管理機制不健全是導致行政管理效率低下的根本原因。一些企業(yè)就是因為沒有科學設置符合企業(yè)自身情況的行政管理機制，就直接導致了“無章可依”或“有章不依”的情況出現(xiàn)。不僅如此，由于行政管理體制不符合企業(yè)的實際情況，行政管理不利，導致企業(yè)管理混亂，企業(yè)員工在工作上毫無主動性可言，重復工作，逃避工作的現(xiàn)象時有出現(xiàn)，直接造成了企業(yè)人力、財力和物力的極大浪費。
(三)我國一些企業(yè)內部員工缺乏集體意識，使行政機構運轉滯后。
企業(yè)在發(fā)展的過程中，行政管理的工作起到的作用是至關重要的。而企業(yè)的行政管理工作不僅僅是管理部門自身的工作，它的工作層面涉及面很廣，而且很復雜，涉及到整個企業(yè)上上下下、里里外外的很多關系。行政管理部門是一個承上啟下的部門，是負責向企業(yè)執(zhí)行部門傳達決策層的建議和要求，并對于執(zhí)行部門的工作進行監(jiān)督和及時向上級反饋其工作業(yè)績的部門。
因此，在行政管理部門行使職責的時候，企業(yè)內部員工的素質、觀念以及對企業(yè)的忠誠和認可程度是決定工作效率的重要因素。目前，很多企業(yè)內部的員工毫無全局觀念，覺得行政工作就僅僅是行政部門自己的事，決策層所做出的決定也就是他們內部的事，完全與自己無關。這樣，企業(yè)內部也就很自然的分為了各自為營的部門，每個部門都只是站在自己的立場去考慮問題。由于缺乏聯(lián)系和必要的溝通，直接導致了企業(yè)管理效率低下，極大地影響到了企業(yè)效益的有效增長。
(四)我國一些企業(yè)內部員工的素質低下，業(yè)務水平也不高。
目前，很多企業(yè)的行政管理出現(xiàn)問題，最為直接的原因就是企業(yè)內部職工的業(yè)務水平和專業(yè)技能低下，在平日的工作中往往無法完成企業(yè)發(fā)展所對他們提出的要求。這樣，在行政管理部門行駛權責的過程中，這些素質低下的員工根本無法有效地去執(zhí)行，行政管理部門也直接引起了其他部門的排斥和反感。所以，無積極性和創(chuàng)造性，毫無工作熱情，得過且過的工作態(tài)度直接導致了行政管理的效率低下。
三.做好行政后勤管理工作的措施
1、明確崗位職責。日常辦公事務管理包括日常事務的計劃安排、組織實施、信息溝通、協(xié)調控制、檢查總結和獎勵懲罰等方面的管理工作;辦公物品管理包括辦公物品的發(fā)放、使用、保管、采購以及相應制度的制定;文書資料管理包括印信管理、公文管理、檔案管理、書刊管理;會議管理包括會前準備、會中服務、會后工作;其他事務視具體情況而定。作為行政部門就要按崗位職責明確分工，保證每項工作有人抓。
2、加強溝通。溝通包括縱向溝通和橫向溝通?？v向溝通分為與上級溝通和與下級部門溝通。與上級溝通主要是充分領悟上級領導的意圖，把握住方向，同時將自己和下級部門的觀點很好的傳達給上級，這需要行政人員有觀察分析能力和表達能力。與下級溝通主要是執(zhí)行上級的決定以及收集整理下級部門各項信息，這需要較強的應變能力和組織能力。橫向溝通包括公司內部相關部門和外界媒體政府機關等等。在傳達精神及布置工作任務及協(xié)調各部門工作時，務必真誠、謙虛。與外界溝通需要較強的適應能力和自我控制能力。
3、注重信息的收集和整理，并及時提供給管理者。信息包括企業(yè)外部信息和內部信息。外部信息具體包括：國家相關政策法規(guī);社會習慣、風俗、時尚變化;市場需求、消費結構、消費層次的變化;競爭企業(yè)信息;科學技術發(fā)展信息;突發(fā)事件等。內部信息具體包括財務狀況;生產狀況;產銷狀況;采購、庫存信息;設備的使用和管理;人才資源等。作為一名行政管理人員最重要的是要及時了解企業(yè)內部情況發(fā)展變化和國家政府機關相關政策和法律規(guī)定的變化。
4、培育傳播企業(yè)文化。在企業(yè)中，僅僅用薪金留人是不夠的，還要用企業(yè)文化去吸引、感化人。也就是我們通常所說的人文管理。公司“誠信、友善、寬容”的企業(yè)文化很具特色，很有代表性，非常符合企業(yè)的特點。通過企業(yè)文化的建設不斷促進企業(yè)的快速發(fā)展。企業(yè)文體的建設包括：
(1)建立完善的績效評價標準，形成公平、競爭的平臺。管理者不完全控制員工做事情的方式，而去衡量做事情的結果，使任何人員能上能下。
(2)組織結構清晰，戰(zhàn)略導向明確。分工明確，這是企業(yè)發(fā)展的基礎。企業(yè)不僅應該有近期目標，更要有遠期規(guī)劃。行政管理人員應該協(xié)助企業(yè)管理者制定一個好的組織結構，并制定近、遠期戰(zhàn)略目標，從而形成一個完善的團結的團隊。
(3)注重企業(yè)形象建設。包括物質形象和精神形象。物質形象包括司容、司貌、技術裝備、產品、服務設施等。精神形象包括員工精神面貌、企業(yè)風格、人文環(huán)境等。讓工作“生活化”。
(4)重視人才，用企業(yè)的發(fā)展凝聚人，用榜樣激勵人，用員工成才教育人。企業(yè)在給員工發(fā)展空間的同時，注重提供給員工再學習機會。可以開展相應的活動讓員工進行職業(yè)生涯設計，讓每個員工都能對未來都充滿信心，對公司有認同感和歸屬感。
5、做好公司的服務者和監(jiān)督者： 是為了公司發(fā)展和員工生活等提供服務;是作為一個職能部門，又對各部門和勞動與人事工作進行檢查，并對違反者進行相應的處罰。
6、自律者和示范者：該部門和人員作為管理制度的制定者，又是執(zhí)行者，我們首先要嚴于律己，打鐵還要自身硬，如果自己不能嚴格要求自己，也就不能嚴格要求別人，對部門的威信就會產生很壞的影響
四.結語：
總之，公司的行政后勤工作是一項既復雜又非常重要的工作，隨著經濟的不斷發(fā)展，競爭激烈程度的不斷加劇，使得企業(yè)加強行政管理的重要性愈發(fā)引人關注，對于企業(yè)行政管理的改革也逐漸引起了眾多企業(yè)家的重視。企業(yè)要想在市場經濟的發(fā)展趨勢下爭得一席之地，取得長遠發(fā)展，就必須依靠企業(yè)行政管理?？茖W高效的行政管理體制和方法是現(xiàn)代企業(yè)取得效益必不可少的條件。只有做好了每一個環(huán)節(jié)的具體事情，才能保證整個部門和全公司經營的有條不紊地運轉，做到了分工合理，責任明確，員工的積極性才能調動起來，團隊才會有更強的凝聚力，公司就會興旺發(fā)達，繁榮富強!
參考文獻：
[1]丁玉貞，對企業(yè)的行政管理的幾點思考[J]，時代經貿，2008，(6)。
[2]廖政中,張巖.中小企業(yè)文化建設研究與思考[J].廣東技,2009,15 期
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