監(jiān)理信息系統(tǒng)管理論文(2)
監(jiān)理信息系統(tǒng)管理論文
監(jiān)理信息系統(tǒng)管理論文篇二
工程建設(shè)監(jiān)理信息管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)
[摘 要] 本文闡述了建立工程建設(shè)監(jiān)理管理信息系統(tǒng)的必要性，通過對監(jiān)理公司各職能部門和監(jiān)理項目部成員職責(zé)的分析，提出了系統(tǒng)的各種功能模塊，論述了它們之間的聯(lián)系，并指出了各種功能模塊的實(shí)現(xiàn)方法。文章對工程建設(shè)監(jiān)理的信息化管理有一定的實(shí)用意義。
[關(guān)鍵詞] 監(jiān)理;管理信息系統(tǒng);系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)
[中圖分類號] F270.7 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1006-5024(2007)04-0069-03
[作者簡介] 嚴(yán)曉東，寧波大學(xué)建筑工程與環(huán)境學(xué)院講師，研究方向?yàn)楣こ添椖抗芾?
宋曉剛，寧波大學(xué)建筑工程與環(huán)境學(xué)院講師，研究方向?yàn)楣こ添椖抗芾怼?浙江 寧波 315211)
一、前言
實(shí)施建設(shè)監(jiān)理制，既是提高我國建設(shè)水平，適應(yīng)建立市場經(jīng)濟(jì)體系和運(yùn)行機(jī)制，更多地吸引外資和先進(jìn)技術(shù)的需要，也是加快我國建設(shè)發(fā)展的客觀要求。
建設(shè)監(jiān)理實(shí)施的主要方法是控制，控制的主要內(nèi)容包括質(zhì)量控制、進(jìn)度控制和投資控制。而控制的有效實(shí)施則來自信息的及時傳遞和有效處理。由此可見，信息管理在建設(shè)監(jiān)理工作中占有很重要的地位。
在實(shí)施工程建設(shè)監(jiān)理過程中，監(jiān)理工程師在開展監(jiān)理工作中要不斷預(yù)測和發(fā)現(xiàn)問題，要不斷進(jìn)行規(guī)劃、決策、執(zhí)行和檢查。監(jiān)理工程師在監(jiān)理過程中的主要任務(wù)是進(jìn)行目標(biāo)控制，而控制的基礎(chǔ)是信息。只有在大量信息的支持下才能進(jìn)行有效的控制。
在日常的項目監(jiān)理工作中，監(jiān)理項目部接觸到的信息有：設(shè)計單位提供的設(shè)計圖紙、設(shè)計變更，施工單位提供的計劃變更、費(fèi)用報告、施工聯(lián)系單等各種報表，上級部門下達(dá)的文件、有關(guān)的法律法規(guī)、相應(yīng)的施工及驗(yàn)收規(guī)范，監(jiān)理項目部自身形成的監(jiān)理報表及各種會議紀(jì)要，以及其他的相關(guān)信息如天氣狀況等。對這些信息進(jìn)行有效的收集、使用，單靠手工，不可避免地存在著遺漏、延時等種種負(fù)面因素，對監(jiān)理工作造成不利影響。
對監(jiān)理公司一級的管理而言，隨著監(jiān)理業(yè)務(wù)不斷發(fā)展，承擔(dān)的監(jiān)理項目逐漸增多，監(jiān)理檔案的數(shù)量也隨之增加，如何更好地編制、保管和利用監(jiān)理檔案，使之能夠更好地適應(yīng)信息社會的需要，更好地發(fā)揮監(jiān)理檔案的作用，也成為監(jiān)理單位的一項重要工作。監(jiān)理檔案是監(jiān)理單位在項目實(shí)施監(jiān)理過程中直接形成的，具有保存和利用價值的各種原始記錄，是監(jiān)理工作情況的反映。對于大量的工程建設(shè)及監(jiān)理資料，人工收集也是非常困難的。
有鑒于此，為了有效地進(jìn)行控制，全面、準(zhǔn)確、及時地獲得工作信息，就需要建立一個工程建設(shè)監(jiān)理管理信息系統(tǒng)(以下簡稱系統(tǒng))，以人為主，計算機(jī)為輔，對有關(guān)的信息進(jìn)行計算機(jī)輔助管理，達(dá)到完整、及時地收集、利用信息的目的。
二、系統(tǒng)分析
監(jiān)理公司在具體運(yùn)作時，存在著縱橫兩條管理主線，一般采用矩陣式組織架構(gòu)。一方面，項目總監(jiān)受公司的委托，建立監(jiān)理項目部，對工程建設(shè)項目進(jìn)行管理;另一方面，監(jiān)理公司內(nèi)部劃分若干部門，對工程項目進(jìn)行管理。因此，系統(tǒng)必須兼顧兩個方面對項目的管理。同時，監(jiān)理公司的職能部門還應(yīng)該對所有的項目進(jìn)行管理，所面向的范圍會更加廣泛。典型監(jiān)理公司的機(jī)構(gòu)設(shè)置如圖1所示。
監(jiān)理公司直屬的職能部門有人事部門、業(yè)務(wù)部門、技術(shù)部門。根據(jù)這些部門的職能，可以建立系統(tǒng)的各模塊。如圖2所示。
人事部門對應(yīng)的模塊為人事管理子系統(tǒng)，主要負(fù)責(zé)對公司的人員進(jìn)行管理，包括合同、獎懲情況、工資發(fā)放、參與項目等。
業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)監(jiān)理業(yè)務(wù)的承接、監(jiān)理合同和項目的管理，因此，業(yè)務(wù)部門對應(yīng)的模塊有合同管理系統(tǒng)、投標(biāo)文件自動生成系統(tǒng)、公司項目情況數(shù)據(jù)庫。合同管理系統(tǒng)對公司簽訂的監(jiān)理及其他業(yè)務(wù)合同進(jìn)行有效的管理、查詢等;投標(biāo)文件自動生成系統(tǒng)根據(jù)招標(biāo)文件要求，自動生成投標(biāo)文件;公司項目情況數(shù)據(jù)庫對公司所有的在建、已建項目進(jìn)行統(tǒng)計和管理。
技術(shù)部門負(fù)責(zé)處理項目進(jìn)行過程中出現(xiàn)的技術(shù)問題，并且對有關(guān)的技術(shù)資料進(jìn)行審核。技術(shù)部門對應(yīng)的模塊為工程質(zhì)量事故分析專家系統(tǒng)、工程圖紙數(shù)據(jù)庫、監(jiān)理資料管理系統(tǒng)、工程資料查詢系統(tǒng)。工程質(zhì)量事故分析系統(tǒng)可以根據(jù)現(xiàn)場事故的描述，判斷質(zhì)量事故的性質(zhì)、類型和處理方法。工程圖紙數(shù)據(jù)庫對公司所屬的所有項目的工程圖紙進(jìn)行匯總，利用計算機(jī)進(jìn)行無紙化管理。資料管理系統(tǒng)則對各項目部上報的技術(shù)資料進(jìn)行歸檔、處理。工程資料查詢系統(tǒng)應(yīng)該包含國家、省市等有關(guān)部門頒發(fā)的有關(guān)法令、法規(guī)、規(guī)范、規(guī)程等各種信息，用戶可以通過查詢系統(tǒng)方便地查詢到所需的資料，便于在工程中應(yīng)用。
項目部的主要組成為總監(jiān)理工程師、各專業(yè)監(jiān)理工程師、監(jiān)理員，根據(jù)《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》中關(guān)于各崗位職責(zé)的規(guī)定，監(jiān)理項目部各種崗位涉及的系統(tǒng)模塊如圖3所示。
總監(jiān)理工程師所涉及的模塊為監(jiān)理文件生成系統(tǒng)、工程項目管理系統(tǒng)、監(jiān)理資料管理系統(tǒng)、工程資料查詢系統(tǒng)、工程質(zhì)量事故分析系統(tǒng)等。監(jiān)理文件生成系統(tǒng)包括監(jiān)理規(guī)劃生成系統(tǒng)、監(jiān)理月報生成系統(tǒng)、監(jiān)理工作階段報告生成系統(tǒng)、項目監(jiān)理工作總結(jié)報告生成系統(tǒng)等，可以根據(jù)工程項目的實(shí)際情況，自動生成各種監(jiān)理文件。工程項目管理系統(tǒng)負(fù)責(zé)對工程項目的進(jìn)度、投資等進(jìn)行控制，使之能根據(jù)計劃在投資范圍內(nèi)按時完成。監(jiān)理資料管理系統(tǒng)負(fù)責(zé)處理項目部內(nèi)發(fā)生的各種技術(shù)資料，與技術(shù)部門的監(jiān)理資料管理系統(tǒng)形成配套。工程資料查詢系統(tǒng)、工程質(zhì)量事故分析系統(tǒng)可以與公司技術(shù)部門相同。
專業(yè)監(jiān)理工程師涉及的模塊與總監(jiān)理工程師類似，但是其監(jiān)理文件生成系統(tǒng)不包括監(jiān)理規(guī)劃生成系統(tǒng)，但應(yīng)包括監(jiān)理細(xì)則生成系統(tǒng)、監(jiān)理日志生成系統(tǒng)。監(jiān)理員涉及的模塊如圖3所示，不再敘述。
三、系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)
針對上述分析，系統(tǒng)各模塊的實(shí)現(xiàn)，可以分四種情況：
1.利用已有的商品化軟件
以項目管理系統(tǒng)為例，目前市場上的Microsoft Project、P3等項目管理軟件，可以對項目的進(jìn)度、資源的安排進(jìn)行調(diào)控、對資金流量等進(jìn)行計算，同時可以實(shí)時跟蹤進(jìn)度情況，并輸出詳細(xì)的報表以供決策使用。至于人員管理系統(tǒng)、工程圖紙數(shù)據(jù)庫，也可以利用成熟的商品化軟件來實(shí)現(xiàn)。
2.在現(xiàn)成的商品化軟件的基礎(chǔ)上進(jìn)行再開發(fā)
監(jiān)理文件生成系統(tǒng)，如投標(biāo)書生成系統(tǒng)、監(jiān)理細(xì)則生成系統(tǒng)和監(jiān)理規(guī)劃生成系統(tǒng)，可以利用Office軟件的VBA(Visual Basic for Appliacation)開發(fā)工具來實(shí)現(xiàn)。VBA開發(fā)系統(tǒng)可以充分利用Office的軟件功能，便于開發(fā)，而且不易出錯。開發(fā)這些模塊，首要任務(wù)是考慮各種條件，然后針對各種條件寫入相應(yīng)的條文。在應(yīng)用時，只需運(yùn)行相應(yīng)的模塊，根據(jù)提示選擇工程類型等實(shí)際情況，并輸入如工程名稱、建設(shè)面積等具體內(nèi)容，即可得到一份完整的監(jiān)理文件。
3.利用數(shù)據(jù)庫軟件開發(fā)數(shù)據(jù)庫和管理信息系統(tǒng)
如Visual Foxpro、Microsoft SQL Server等。對公司項目情況管理系統(tǒng)、公司監(jiān)理資料管理系統(tǒng)、項目部監(jiān)理資料管理系統(tǒng)、工程資料查詢系統(tǒng)和監(jiān)理月報生成系統(tǒng)，可以利用數(shù)據(jù)庫開發(fā)工具編程實(shí)現(xiàn)。其中，項目部監(jiān)理資料管理系統(tǒng)的內(nèi)容包括生成監(jiān)理規(guī)劃和當(dāng)?shù)毓こ探ㄔO(shè)監(jiān)理有關(guān)主管部門所規(guī)定的各種表式，同時，還要考慮相關(guān)報表的邏輯聯(lián)系，考慮數(shù)據(jù)的冗余性，盡量以最少的數(shù)據(jù)輸入生成所需的報表。同時，還需要考慮字段級、紀(jì)錄級和數(shù)據(jù)庫表之間的數(shù)據(jù)完整性、字段有效性等，避免無效甚至是錯誤的輸入。
4.利用高級程序設(shè)計語言開發(fā)專家系統(tǒng)
如Visual Basic或Visual C++，可以利用Visual Basic編寫主要的邏輯判斷模塊和界面，利用數(shù)據(jù)庫軟件編寫知識庫，這樣可以減少代碼長度并優(yōu)化速度，同時有利于知識庫的更新維護(hù)。
上述各種設(shè)計方法，將自編軟件和商品化軟件相結(jié)合，針對各種模塊，分別采用了不同的軟件開發(fā)工具，這樣可以減少系統(tǒng)設(shè)計的工作量。另一方面，采用模塊化的設(shè)計手段，使得用戶可以按需開發(fā)，逐步實(shí)現(xiàn)，在應(yīng)用中對系統(tǒng)進(jìn)行改進(jìn)，最終完成整個工程建設(shè)監(jiān)理管理系統(tǒng)。
考慮到發(fā)展趨勢，在開發(fā)系統(tǒng)的同時，可以適當(dāng)考慮網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，采用BS架構(gòu)，可以更好地將項目部與公司管理部門相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的無縫連接。但是，考慮到項目部的辦公場所一般條件較差，很多情況下不能進(jìn)行寬帶上網(wǎng)，大量的工程資料很難通過網(wǎng)絡(luò)傳輸，因此，在開發(fā)的時候以單機(jī)版為主。
上述各模塊對硬件的要求不高，目前的計算機(jī)都能很好地加以實(shí)現(xiàn)。對于其中個別模塊，如工程圖紙數(shù)據(jù)庫，需要配備工程掃描儀，這可以在企業(yè)內(nèi)統(tǒng)一配置，也可以利用設(shè)計單位原始的設(shè)計文件。另外，監(jiān)理資料的錄入，需要配備掃描儀。
四、實(shí)際應(yīng)用
根據(jù)上述的設(shè)計思路，作者開發(fā)了監(jiān)理規(guī)劃自動生成系統(tǒng)、工程質(zhì)量事故分析專家系統(tǒng)、工程資料管理系統(tǒng)并應(yīng)用于工程實(shí)際。使用這些軟件后，工作效率大大提高，資料的歸檔、查詢等占用的時間減少，資料的出錯率大為降低，工程資料的遺缺、錯漏現(xiàn)象基本上得到杜絕。這使得工作人員可以抽出更多的時間對工程的進(jìn)度、質(zhì)量等進(jìn)行控制。這些系統(tǒng)的研究已取得了階段性的成果。
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