有關(guān)辦公檔案管理論文
有關(guān)辦公檔案管理論文
隨著我國教育經(jīng)濟的快速發(fā)展,辦公檔案管理的現(xiàn)代化水平也越來越高?，F(xiàn)化代的辦公檔案管理方法對于辦公檔案管理工作效率與質(zhì)量的提高有著重要的作用。下面是學習啦小編為大家整理的有關(guān)辦公檔案管理論文，供大家參考。
有關(guān)辦公檔案管理論文范文一：淺析高校院系辦公室檔案管理
[摘 要]隨著高等教育大眾化的不斷發(fā)展，高校辦學規(guī)模也在不斷地擴展。作為高校檔案管理的重要組成部分，高校院系辦公室的檔案管理應根據(jù)檔案管理的特點和實際情況，采取解決措施。
[關(guān)鍵詞]檔案管理 規(guī)范化 現(xiàn)實問題 改善對策
[中圖分類號] G472.4 [文獻標識碼] A [文章編號] 2095-3437(2013)09-0102-02
隨著高等教育的不斷發(fā)展，高校規(guī)模不斷擴大，高校間的合并和交流及檔案辦公自動化的普及，使檔案管理種類和數(shù)量不斷增加，這就要求檔案管理人員根據(jù)檔案管理特點，采取有力措施做好檔案管理工作。
一、高校院系辦公室檔案管理的特點
第一，檔案類別和數(shù)量逐漸增多。由以前的文書類和科技類這兩大類發(fā)展為現(xiàn)在的教學類、行政類、外事類、黨群類、科學研究等十個一級類別。
第二，管理方法朝數(shù)字化、信息化以及自動化方向發(fā)展。由于網(wǎng)絡信息的普及和多媒體技術(shù)的發(fā)展，辦公室檔案管理由分散管理向集中管理轉(zhuǎn)變，從手工管理向自動化管理轉(zhuǎn)變。
第三，具有很強的服務性。一是為高校檔案管理服務，服從其管理及接受指導;二是為院系師生服務，為院系領(lǐng)導日常管理和重要決策提供服務。
二、高校院系辦公室檔案管理規(guī)范化的重要性
(一)檔案管理規(guī)范化是遵循高校教學管理規(guī)律的要求
高校院系檔案管理具有它自己的規(guī)律，我們不能違背事物的規(guī)律。加強辦公室檔案管理規(guī)范化建設是高校教學管理的規(guī)律，是一項重要的建設性工作，必須加強其管理的規(guī)范化。
(二)檔案管理規(guī)范化是支持教學建設及改革的重要力量
教學管理規(guī)律要求不斷對教學進行改革和完善，提高教學質(zhì)量。因此它要求建立穩(wěn)定的教學秩序，以維護教學工作的良好運行，同時加強教學的基本建設。而這一系列改革及建設都離不開院系檔案管理的規(guī)范化，檔案管理的規(guī)范化為其提供了支持和重要力量。
(三)檔案管理規(guī)范化有助于提高教學管理效率
高等教育分為專科和本科，他們不單單是學制的不同，管理上的調(diào)節(jié)方式也不同。全日制?？频慕虒W管理雖突出規(guī)范性，以剛性管理為主，但缺乏微觀管理理念和靈活性。這就警示和要求我們在本科教學管理中，要注重教學管理的靈活性，提高院系檔案管理規(guī)范化，提高檔案管理過程的效率。
(四)檔案管理規(guī)范化是強化高校教學管理信息化的要求
在信息高速發(fā)展的今天，高校作為最大信息用戶群，已不單單是信息的集聚點，更是信息的傳播和信息價值的實踐者。傳統(tǒng)的高校管理方式早已不適應現(xiàn)在市場經(jīng)濟條件下的高校教學體制，教學信息的普及和高度化發(fā)展，決定了高校教學管理的強化需要大量信息作為參考，這樣才能使管理人員能作出科學判斷。
三、高校院系辦公室檔案管理中存在的問題
(一)檔案管理行為方面
在檔案管理方面，很多文獻資料由于被忽視而錯失了及時整理歸檔的最好時機，造成文獻資料丟失。
對院系檔案管理工作的誤解，使很多人沒有重視辦公室檔案管理這一無形勞動。這種觀念導致了在雇傭檔案管理人員時的隨意性，這嚴重阻礙了院系辦公室檔案管理的規(guī)范化操作。
教學院系沒有把辦公室檔案管理工作和行政工作清晰區(qū)分開，導致院系檔案管理容易處于一種無序的混淆狀態(tài)。由于機構(gòu)設置問題，檔案管理工作容易被其他行政管理工作取代，這就造成了辦公室檔案管理的分工不明確。
(二)檔案管理手段方面
在檔案管理手段方面，管理方法過于傳統(tǒng)，無法實現(xiàn)辦公自動化，管理手段缺乏科學性。目前，很多高校在檔案管理規(guī)范化方面仍采用原始的手工管理方式，尤其是在目錄索引的編制上還無法很好地運用計算機的現(xiàn)代化方式編制，這很大程度上降低了辦公室管理的效率，也降低了檔案管理的精準性。
(三)檔案管理信息化方面
由于高校長期受到計劃體制的制約，高校檔案管理缺乏市場意識、服務意識和信息資源意識，信息化資源開發(fā)和服務與市場需求開始出現(xiàn)脫軌的情況。
由于未能完全遵循市場的需求來開發(fā)索引信息資源，開發(fā)系統(tǒng)自身又缺乏以用戶為目標的標尺意識，檔案管理信息化缺乏針對性和實用性，造成了資源的盲目開發(fā)和無謂的浪費。
無法準確把握好信息資源開發(fā)及服務的時效性，沒有形成多元化服務功能等立體型體系。只有讓信息資源開發(fā)和服務功能向多元化發(fā)展，形成一個立體型體系，最大限度發(fā)揮它在高校管理中的作用，才能在市場經(jīng)濟競爭激烈的形勢下反被動為主動，獲得最新、最準確、最全面的信息資源。
(四)檔案管理認知方面
現(xiàn)在人們對檔案管理的認知程度還有局限性，檔案管理受重視程度不夠。目前出現(xiàn)的院系檔案管理工作地位邊緣化的現(xiàn)象，主要是因為管理人員沒能認識到檔案管理工作的重要性，沒有嚴謹?shù)刈裱瓩n案管理的規(guī)范化操作，對待檔案管理工作草草了事;由于檔案管理工作是服務性很強的工作，它不像其他工作一樣能很快產(chǎn)生經(jīng)濟效益，所以領(lǐng)導人員對檔案管理工作的重視程度不夠。
(五)檔案管理人員信息素養(yǎng)方面
檔案管理人員是檔案管理工作的執(zhí)行者，建設一支高素質(zhì)的檔案管理隊伍，對于檔案管理工作而言是至關(guān)重要的。所謂的信息素養(yǎng)就是指一個人對信息技術(shù)知識的靈活掌握及運用。信息知識的種類很多，包括傳統(tǒng)文素養(yǎng)、歷史、信息系統(tǒng)等，而院系檔案管理人員大多沒經(jīng)過專業(yè)的相關(guān)工作培訓，缺乏必要的檔案管理信息知識，還有部分檔案管理人員不能很好運用計算機等自動化檔案編制和管理，檔案管理工作效率低。
(六)高校的發(fā)展合并和擴招方面
高校教育的不斷發(fā)展，使得高校規(guī)模不斷擴大，高校間的合并和擴招交流及檔案辦公自動化的大眾化，也使檔案管理種類和數(shù)量不斷增加，這增加了檔案管理的難度。院系規(guī)模的擴大，使學院傳統(tǒng)的手工檔案管理方法不能滿足其運用需求。而硬件設施的缺乏也制約了檔案工作的開展。院系間的合并、檔案管理人員的疏忽，這些都容易導致重要檔案資料未移交或遺失，使檔案管理缺乏完整性。
四、高校院系辦公室檔案管理規(guī)范化的對策
(一)提高對檔案管理規(guī)范化的認知和重視
辦公室檔案管理的規(guī)范化是開展其他教學工作的基石。為了加強院系檔案管理規(guī)范化建設，要遵循市場經(jīng)濟的客觀條件，正確認知，只有正確認識了它，才能正確對待和重視檔案管理工作。
(二)具體問題具體分析，按不同教學檔案要求做好教學檔案收集和歸檔工作
教學檔案大致分為綜合教學檔案管理、教學計劃與研究檔案管理以及教學檔案的預立卷。管理人員應按不同類別存放檔案資料，并在資料上標明作者和日期，做好一份書面記錄，以便長期保存。對部分殘缺或不符合要求的資料要及時進行補救，保證歸檔文件資料的完整性、準確性。
(三)完善檔案管理制度，建立起辦公室檔案管理的標準化和信息化服務網(wǎng)絡
健全相關(guān)的規(guī)章制度，同時加強檔案管理的硬件設施，按照信息化檔案檢索系統(tǒng)的要求，建立教學檔案管理信息化服務網(wǎng)絡，實現(xiàn)資源共享。充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)收集信息資源，挖掘信息資源的綜合性優(yōu)勢，使資源重新優(yōu)化組合，最大限度地發(fā)揮新的優(yōu)勢效益。另一方面要建立檔案管理的標準，在加強檔案管理規(guī)范化同時，實現(xiàn)教學檔案管理的自動化，提高工作效率。
(四)提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，建立起具有高素質(zhì)業(yè)務能力和高尚職業(yè)道德的檔案管理隊伍
相關(guān)部門對從業(yè)人員上崗前要進行系統(tǒng)和專門的培訓，讓管理人員具有對檔案管理必須的科學文化素養(yǎng)，具有較強的業(yè)務能力。此外，還要對管理人員進行思想政治素養(yǎng)的培訓，堅決遵循黨和學院的各項規(guī)章制度，以服務學校工作為宗旨，認真負責做好檔案管理工作。
為了適應不斷發(fā)展的高等院系教育工作，必須重視和規(guī)范院系辦公室檔案管理，并根據(jù)實際情況，發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，以此來提高院系辦公室檔案管理的服務意識和服務品質(zhì)。
[ 參 考 文 獻 ]
[1] 李慶山.高校檔案管理規(guī)范化建設的途徑[J].蘭臺世界(上半月)，2006，(21).
[2] 董潔.信息時代高校人事檔案管理的研究[D].山東大學，2008.
[3] 王樹新.高校院系檔案管理工作芻議[J].中州大學學報，2011，(4).
有關(guān)辦公檔案管理論文范文二：淺析辦公室文書檔案管理工作
摘 要：文書檔案是社會發(fā)展歷程的記載，客觀反映了問題的處理過程、規(guī)范管理及科學決策的實施與成果。辦公室的文書檔案在檔案管理工作中占重要地位，文書檔案的收集與歸檔從屬一項具有較強技術(shù)性與服務型的工作。本文主要分析了文書檔案的管理特點和存在問題，并提出改進措施。
關(guān)鍵詞：文書檔案;檔案管理;問題;措施
文書檔案是社會發(fā)展歷程的記載，客觀反映了問題的處理過程、規(guī)范管理及科學決策的實施與成果。辦公室的文書檔案在檔案管理工作中占重要地位，文書檔案的收集與歸檔從屬一項具有較強技術(shù)性與服務型的工作。近年來，隨著時代的不斷發(fā)展，文書檔案在各個單位、各個公司的各項工作中得到充分的肯定。而只有努力保障文書檔案的完整性與真實性，不斷提高檔案立卷的質(zhì)量，才能更好的開發(fā)與利用檔案信息的資源，從而為社會提供更好的服務。
1 文書檔案管理的特點
1.1 文書檔案管理的重要性
文書檔案主要是做文書材料的立卷、文書檔案的收集、整理、縮微、鑒定、檢索、保護、利用、信息和統(tǒng)計等環(huán)節(jié)的工作。這些環(huán)節(jié)之間既相互連接，又相互制約，而利用則是諸環(huán)節(jié)中的中心環(huán)節(jié)，其它環(huán)節(jié)都為利用服務，為利用打基礎(chǔ)和創(chuàng)造條件。做好文書檔案工作，為本部門、本單位的中心工作服務，是辦公室人員的重要工作之一。作好文書檔案管理工作，是為了保證文書檔案在中心工作中的作用，即作為工作的參謀作用，作為宣傳教育的素材，作為歷史的憑證，作為科學研究的必要基礎(chǔ)條件，其重要性是不言而喻的。
1.2 文書檔案載體多樣，內(nèi)容豐富
作為單位工作中的重要組成部分，文書檔案有著對單位工作的各方面一種有效的反應以及真實記錄的作用。文書檔案的載體具備了多樣性，主要包含了單位所簽訂的各種協(xié)議、合同、電子檔案、責任書等以及上級部門所下發(fā)的各類文件。檔案的內(nèi)容十分豐富，主要體現(xiàn)在科技檔案、會計檔案、行政管理以及各類載體檔案等方面。
1.3 文檔工作一體化
文書檔案應用于文書工作，也形成于文書工作。文書檔案整理是文書工作的最后歸宿，是在文件搜集、文件運轉(zhuǎn)、文件催辦、文件承辦的基礎(chǔ)上進行的，二者相輔相成，文書檔案主要來源于文件工作，文書檔案的質(zhì)量直接影響著檔案的質(zhì)量和檔案工作。
2 當前文書檔案管理存在的問題
2.1 文書檔案管理制度不規(guī)范
當前，許多企事業(yè)單位的文書檔案管理一般都設置在行政辦公室的綜合檔案室里，由于行政辦公室工作任務繁重，沒有及時將分散在其他科室的文書檔案資料歸檔;或由于辦公室人員為了方便使用，沒有及時將使用完畢的文件歸檔;或其他科室人員對文書檔案歸檔沒有足夠的重視，使用后將文檔放在自己科室而導致流失，這樣的檔案管理不利于綜合開發(fā)利用，造成管理松散，使用效率低下，在出現(xiàn)問題時各個部門相互推諉，不利于管理。另外，目前很多單位不重視文書檔案的管理，管理意識薄弱，檔案管理的制度不完善，職責分工不明確。文書檔案的管理利用，跟不上企事業(yè)單位發(fā)展的新形勢，文書檔案資料如果能夠得到充分的利用，將會為企事業(yè)創(chuàng)造極大的經(jīng)濟利益，促進單位管理的科學規(guī)范。
2.2 文書與檔案工作在銜接上存在著問題
文書檔案工作，即文書和檔案兩者組成，它們既有區(qū)分也有聯(lián)系，既有分工也有統(tǒng)一。一個“分體式”的管理體系能夠從根本上實現(xiàn)在現(xiàn)實中文書工作與檔案工作的和諧配合。就目前的情況看來，在大多數(shù)單位當中，“分塊管理”是文書和檔案工作中所實行的管理制度。雖然說這種管理制度具備了有效性和科學性，但在現(xiàn)實工作當中由于文書人員對于檔案的意識較為單薄以及檔案人員對于文秘的工作也很少有考慮，在某種程度上這種制度卻讓文書工作和檔案工作產(chǎn)生了分歧，沒能夠真正做到和諧的統(tǒng)一。
2.3 檔案人員缺乏較強的檔案管理意識與工作責任心
在文書檔案的管理過程中，由于部分檔案人員的管理意識較為薄弱，僅側(cè)重于紅頭文件的管理，忽略無編號或一般性的文件資料，這間接影響了的歸檔工作，致使歸檔文件材料質(zhì)量不高，加上少數(shù)檔案人員的工作責任心不強，沒有認真記錄與整理相關(guān)的檔案文件，造成檔案文件的真?zhèn)涡圆幻鳎募牧戏稚⒉缓霉芾砗屠貌殚?。具體表現(xiàn)于：個別檔案人員在處理文件資料時，沒有仔細鑒別檔案文件的真實性，不能區(qū)分檔案文件的原件與復印件，沒有及時歸檔文件資料的原件，無法確保它們的完整性與正確性，這些均會導致檔案文件材料的利用價值喪失或降低，法律依據(jù)性不強。因此，針對上述存在的管理問題，我們必須及時采取相應的改進措施，加強辦公室文書檔案的收集與歸檔工作，保證檔案管理工作的順利進行。
3 辦公室人員做好文書檔案管理的措施
辦公室文書檔案管理工作與辦公室各項業(yè)務工作直接掛鉤，辦公室文書管理工作是否到位直接影響著一個辦公室的業(yè)務效率和業(yè)務質(zhì)量，也直接影響著文書檔案管理工作的效率。由于辦公室文書檔案種類繁多，管理工作復雜，我們應該從規(guī)范體制、充分運用計算機技術(shù)、提高人員素質(zhì)等方面入手，做好辦公室文書檔案管理工作。
3.1 完善檔案管理制度，切實提高文書檔案管理水平
文書檔案管理對一個單位的管理有著重要作用，單位領(lǐng)導要充分重視文書檔案的管理工作，完善檔案管理制度，完善檔案管理需要的硬件配套，并將單位文書檔案管理制度深入貫徹實施，促進文書檔案管理規(guī)范性和標準性，切實提高文書管理水平。要提高檔案管理工作的規(guī)范化現(xiàn)代化管理水平，必須穩(wěn)辦公室人員隊伍，提供較好的工作條件和環(huán)境，使其能安心文書工作于檔案管理工作。另外，要從思想上牢固樹立做好文書檔案工作的責任意識，發(fā)揚奉獻精神，認真地做好文件資料的收集整理工作，進行統(tǒng)一保管，以便查找和利用。
3.2 建設“自動化”系統(tǒng)，實現(xiàn)一體化管理
在自動化環(huán)境下，將實現(xiàn)淡化文書和檔案二者界限的效果。所有的文書將在相應設定的系統(tǒng)下得到統(tǒng)一的體現(xiàn)，文書的儲存、分類、瀏覽等將更加容易、更加規(guī)范。在自動化系統(tǒng)的設計時，需要考慮的是前期的文書處理以及后期的歸檔管理工作。將文書和檔案的信息歸入到相應的系統(tǒng)之中，再通過計算機對其進行有效的管理，從而達到資源共享的作用，并且能夠?qū)崿F(xiàn)文書、檔案工作合二為一的實現(xiàn)“多途徑檢索”“一次性輸入輸出”的信息化管理效果。這樣的情況下，能夠有效的將兩者的工作精密的結(jié)合起來，從根本上實現(xiàn)文書處理、檔案管理的一體化。
3.3 強化檔案管理人員的培訓
作為一名檔案的管理人員，需要具備豐富的檔案管理知識與扎實的管理能力。除利用業(yè)余時間自我學習外，還可參加相應的省市檔案局的有關(guān)檔案管理培訓，以此不斷深化自身的檔案管理專業(yè)知識與業(yè)務水平。同時，也要加強兼職檔案管理人員的知識與技能培訓，使他們深化了解并掌握有關(guān)文書檔案的收集與歸檔范圍、歸檔流程、文書檔案的整理、分類、編目、編號、裝訂、立卷、保管、借閱管理等方法，以便為檔案管理工作打好基礎(chǔ)。對于檔案文件的收集期間存在的問題，檔案管理部門應及時向各部門反饋，并要求其修改。對不熟悉的人員，可給予相關(guān)的業(yè)務指導，以確保辦公室文書檔案管理工作的順利進行，減少檔案收集完成后出現(xiàn)較多的返工情況，確保檔案管理工作有序開展。同時也要爭取本單位本公司領(lǐng)導、同事們的高度重視支持和配合，才能確保檔案管理工作有序開展。
4 結(jié)束語
文書檔案管理是衡量單位檔案管理水平的一個重要標準，其管理水平的高低直接關(guān)系和影響著檔案資料的質(zhì)量與完整性。辦公室人員要提高對文書檔案管理工作重要性的認識，提高單位文書檔案工作的應有地位，搞好文書工作與檔案工作的規(guī)范銜接，加強部門間協(xié)作，做好文書檔案收集工作，建立有效的管理制度和工作程序等方面入手，加強文書檔案管理工作，樹立文書檔案管理工作規(guī)范化、標準化，才能提高文書檔案利用率，為單位的建設與發(fā)展提供強有力的保證。
參考文獻
[1]文圭賢.文書檔案管理中存在的問題及對策之我見[J].現(xiàn)代經(jīng)濟信息，2010(16).
[2]王麗巖.強化文書檔案現(xiàn)代化管理的有效方法[J].環(huán)球市場信息導報(理論);2014(2)：81.
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