酒店采購的管理流程是什么
采購是酒店運營中重要的一環(huán)，那么你們知道酒店采購管理的方法是什么嗎?下面為您精心推薦了酒店采購管理流程，希望對您有所幫助。
酒店采購管理流程
請購程序
請購程序的分類
整個采購部的工作是從請購開始的，請購一般分為兩類，一是總倉庫需儲備各個部門使用的物品，凡倉庫儲備的物品均由倉庫領班提出補貨申請;二是倉庫儲備以外的物資由各使用部門直接填寫請購單，提出補貨申請。
酒店財務設有總倉，為什么還允許各個部門提出補貨申請?
酒店餐飲的很多東西都沒有可貯存性。如果全部放在總倉里面，倉庫維護成本會很高，而且酒店廚房一般情況下也必須有現(xiàn)貨貯存，領取的原材料也要經(jīng)過粗加工清洗等工序而不能直接制作。所以廚房每天的原材料是由廚師長前一天填寫請購單，由指定的供貨商發(fā)送新鮮的材料到酒店，經(jīng)由倉庫的驗收小組、廚房指定廚師對其進行數(shù)量、質量的驗收。
除此之外，還有另一種采購叫做緊急采購。有些物品不經(jīng)常用到或者用到的數(shù)量少，倉庫沒有貯存。當需要使用的時候由使用部門直接填寫請購單申請，通過財務驗收，然后領取。
總倉在申請之前須認真核查庫存量及消耗量，同時結合月度采購計劃填制請購單，然后由對口使用或管理部門確認補貨品種和存量，由成本主管核準。
倉庫儲備以外的物資由各使用部門提出采購申請。申請時須送倉庫確認是否有該項儲備，或查詢倉庫多余物資中是否有代用品。
各種鮮活食品如海鮮、肉類、蔬菜、水果、乳制品等，根據(jù)各廚房明日經(jīng)營所需，由各廚房于每天下午三點前填寫每日購貨表，由行政總廚審批后交采購部執(zhí)行。
請購單的填寫時間
零星采購申請須提前10天填妥請購單，整個流程，從總經(jīng)理的審批，通知供應商或者采購部直接到市場采購，這個過程盡量一個星期內完成。總倉定制物品(物料)須提前30天申購，且必須注明需到貨日期。這樣可以便于安排供貨商的生產(chǎn)及送貨周期。酒水飲品要求供貨商每一個星期送1到2次貨物，有效保證倉庫周轉率的完成。
定價程序
庫存物料品的定價
對于庫存物品的采購，酒店一般都有固定的供貨商，那么如何確定供貨商呢?
首先采購員須提供三家以上供貨商報價，經(jīng)權衡物品價格、質量、送貨日期等，由采購經(jīng)理報財務總監(jiān)審定，財務總監(jiān)審定后確認供貨商，報總經(jīng)理備案。
對于采購員所提供的供貨商，使用部門、財務部要對其所提供的產(chǎn)品進行背景調查，對產(chǎn)品的價格、品種、信譽，尤其是同行對供貨商物品的使用回饋信息等做相應的評判，可以要求供貨商說出他們的產(chǎn)品對哪些酒店提供服務，可以和同行的使用人員進行交流，清楚供貨商的具體情況。最后使用部門、采購部門和財務部門共同抉擇選用哪家供貨商的產(chǎn)品。
餐飲原材料的定價
廚房原材料因為季節(jié)因素價格波動非常大，成本控制相應的也有些難度。
供貨商直送廚房的海鮮、水產(chǎn)、家畜、肉類、水果、糧油制品等，實行15天報價審批制度，報價時間每15天一次，執(zhí)行期每月26-10日、11-25日;報批時間每月10日、25日。
采購部于報批時間前分類填好供貨價格審核表，包括供貨商報價、采購部核準價及供貨商聯(lián)系資料，交行政總廚確認簽字、交成本主管審核;成本主管根據(jù)歷史數(shù)據(jù)、市場調查，審核價格或做出價格調整，交財務總監(jiān)批準后執(zhí)行。批準后的審核表應發(fā)行政總廚、成本、收貨、供貨商、采購各一份。收貨部憑此檢查進貨價格。
廚師長應掌握市場價格變化信息，經(jīng)常與采購部保持聯(lián)系，對降幅較大的菜類應大力推銷，以最低的成本提供每周特價菜肴。
采購程序
所有有效的請購單到達采購部后，采購部按請購單上報先后順序，分輕重緩急安排采購計劃。
采購物品到貨周期
每日直送類菜食須請供貨商于當日上午9：30之前到貨，員工食堂菜食9：00前到貨。為避免員工食堂跟營業(yè)中心的廚房之間驗貨沖突，員工食堂盡量8：00前驗貨，然后是營業(yè)中心廚房的驗貨。
注意：員工食堂跟營業(yè)中心廚房的原材料是同一家供貨商送貨，要避免驗貨中間發(fā)生錯誤。根據(jù)員工食堂和營業(yè)廚房的原材料驗收標準，請供貨商分類放置原材料，然后按照順序依次驗收員工食堂、營業(yè)廚房的原材料。
倉庫補貨
10天內到貨，10天內到貨是指在預留30天貨物周轉量的前提下。
其它市內零星或市場采購
一周內到貨，原則上三天到貨。
本市以外市場采購
20天內到貨。
需定制或國外采購
按供貨商的最短周期計算。
緊急采購
采購部須盡最大能力滿足要求，保證供應。
請購單的注意事項
請購單一式四聯(lián)，落實采購計劃后，采購部須將請購單分送收貨部，以便做好驗貨準備。
酒店需要相關部門一起做好驗貨工作，對于廚房直送原材料，各廚房廚師長(或指定負責人)包括員工食堂負責人，必須每天到收貨部驗收質量;對于工程材料，工程部參與驗收質量，財務部則負責驗收數(shù)量、價格。
收貨程序
請購單作為收貨憑證
驗收員必須根據(jù)已獲批準的請購單、合同清單復印件等，由采購部根據(jù)不同到貨時間，交收貨部作收貨憑證，無任何收貨憑證的貨物，驗收員有權拒收。
如果沒有經(jīng)過驗收房的驗收，酒店的供貨商卻直接將物品送到使用部門，那么供貨商將沒有收貨憑證作為收款依據(jù)，財務也不認可供貨商將貨物直接送到使用部門。
被驗物品的審核
被驗物品的品種、規(guī)格、質量、數(shù)量必須與隨貨憑證、被批準的請購單相符，包裝的食品原料應注明廠家名稱、廠址、商標、生產(chǎn)日期、保質期限、質量標準、包裝規(guī)格等;進貨物品如有合同或小樣，應根據(jù)合同標準和封存小樣進行驗收;送貨數(shù)量上下浮動不得超過10%。
收貨時間
入庫物品由倉管員在收貨單上簽收并將貨品入庫儲存;部門急需物品到貨，倉保員須馬上通知使用部門。
廚房直送原材料或其他部門直送物品到貨，直接通知相關部門領貨。每天上午的直送物品，收貨部須于每天下午3：00前完成收貨記錄;下午的直送物品，須于下班前完成收貨記錄。
行政總廚或部門負責人須及時在收貨記錄上簽收。收貨部須于第二天上午將收貨記錄送成本辦;成本辦憑各部門負責人或指定收貨人的簽名收貨記錄，作為部門成本費用入帳原始憑證。
采購管理中同時也需要注意以下節(jié)點，避免犯錯：
采購物資的變動
酒店購入物品，一旦確定了顏色、款式、用料、價格等，原則上不得更改，如有變動，應報總經(jīng)理批準。
供應商的更換
確定每天鮮活類供貨商必須慎重，應經(jīng)過一段時期考察，其供貨的質量、價格、時間都符合酒店營業(yè)要求情況下，簽署供貨協(xié)議。對不能保質、保量、按時供貨的，使用部門可以提出更換供貨商的要求。采購部提供可選擇的供貨商，由財務總監(jiān)審核資質報總經(jīng)理批準。
采購跟蹤
物品采購任務落實后，采購部必須跟蹤檢查到貨情況，接受收貨部、倉保及各使用部門的信息回饋。
建立供應商檔案
建立供貨商檔案，詳細記錄供貨商地址、電話、供貨內容及信譽情況，為酒店積累對外聯(lián)系數(shù)據(jù)。
供貨合同
簽訂供貨合同或協(xié)議，均須經(jīng)總經(jīng)理批準。所有合同或協(xié)議須交財務部一份，由會計主管存檔。酒店其它付款合同，也是如此。
聊完采購流程，接下來就是聊風險了，酒店采購人在采購過程中總會遇到一定的風險，于是，“如何規(guī)避采購風險”便成為采購人需要時時面對的一個問題。采購風險對酒店的影響程度會因供應商和采購者的特征的不同而有所不同，采購者與供應商之間的互動必定會影響到彼此長期的合作關系。
其中，供應商的特征包括市場結構特征以及商品同質性和穩(wěn)定性，市場中各種酒店用品所占的比重，影響了其價格以及買賣方市場。酒店在采購之前，必須要有事先的規(guī)劃，而且對供應商必須要有一定程度上的了解，以免造成不必要的風險。
與此同時，為了提升企業(yè)的采購管理能力并降低采購過程中的風險，有學者也提出了五項主要的采購策略：供應的保證、供應的維持、成本的減少、環(huán)境的變遷及競爭的優(yōu)勢。
酒店采購管理制度
1、制定采購計劃
(1)由酒店各部門根據(jù)每年物資的消耗率、損耗率和對第二年的預測，在每年年底編制采購計劃和預算報財務部審核;
(2)計劃外采購或臨時增加的項目，并制定計劃或報告財務部審核;
(3)采購計劃一式四份，自存一份，其它三份交財務部。
2、審批采購計劃：
(1)財務部將各部門的采購計劃和報告匯總，并進行審核;
(2)財務部根據(jù)酒店本年的營業(yè)實績、物資的消耗和損耗率、第二年的營業(yè)指標及營業(yè)預測做采購物資的預算;
(3)將匯總的采購計劃和預算報總經(jīng)理審批;
(4)經(jīng)批準的采購計劃交財務總監(jiān)監(jiān)督實施，對計劃外未經(jīng)批準的采購要求，財務部有權拒絕付款。
3、物資采購：
(1)采購員根據(jù)核準的采購計劃，按照物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、單位適時進行采購，以保證及時供應。
(2)大宗用品或長期需用的物資，根據(jù)核準的計劃可向有關的工廠、酒店、商店簽訂長期的供貨協(xié)議，以保證物品的質量、數(shù)量、規(guī)格、品種和供貨要求。
(3)餐飲部用的食品、餐料、油味料、酒、飲品等等，由行政總廚、大廚或宴會部下單采購部，采購人員要按計劃或下單進行采購，以保證供應。
(4)計劃外和臨時少量急需品，經(jīng)總經(jīng)理或總經(jīng)理授權有關部門經(jīng)理批準后可進行采購，以保證需用。
4、物資驗收入庫：
(1)無論是直撥還是入庫的采購物資都必須經(jīng)倉管員驗收;
(2)倉管員驗收是根據(jù)訂貨的樣板，按質按量對發(fā)票驗收。驗收完后要在發(fā)票上簽名或發(fā)給驗收單，然后需直撥的按手續(xù)直撥，需入庫的按規(guī)定入庫。
酒店采購程序
1、目的
制定采購工作規(guī)范，確保酒店采購的物資或服務符合要求。
2、適用范圍
適用于本酒店提供產(chǎn)品的供方和本酒店服務及服務過程中所需物資的全部采購活動。
3、職責
3.1財務物資部及服務采購部門負責供方評定的組織工作。
3.2由物資采購領導小組負責對供方的評定工作。
3.3財務物資部負責物資采購工作的管理和實施，相關部門負責服務采購工作的管理和實施。
3.4財務物資部和餐飲部共同負責對食品原材料的驗證及驗收，其它采購的物資由相關使用部門和倉管員聯(lián)合驗證及驗收。
3.5服務使用部門負責相關服務產(chǎn)品的驗證及驗收。
4、評定供方的程序要點
4.1采購的分類
(1) 常備物資采購
(2) 鮮活食品采購
(3) 臨時性采購(包括服務采購)
(4) 專項物資采購
4.2供應商評定
4.2.1評定內容
(1)是否具備滿足本酒店所需產(chǎn)品和服務質量要求的能力。
(2)是否滿足本酒店所需產(chǎn)品的生產(chǎn)能力和合同約定的交貨能力。
(3)是否具備本酒店所需產(chǎn)品的質量保證體系。
(4)供方的資信、資質、歷史業(yè)績等情況。
4.2.2評定方法
(1)由財務物資部負責組織收集供方提供的關于生產(chǎn)設施、組織、人員、資金等方面的資信、資質文件和就所要求的質量水平提供有關生產(chǎn)產(chǎn)品的質量數(shù)據(jù)、實物及相關資料。
(2)由財務物資部對供方進行考察，即對其工作場所、設施結構和質量保證體系進行現(xiàn)場實際評價，并對供方的評定做《供方的評定記錄》。
?、?質量要求：應保持與其他同類產(chǎn)品的質量相比，質量較優(yōu)。
② 價格要求：應保持與其他同類同等質量的產(chǎn)品相比，價格較低。
?、?交期要求：應保持及時供貨。
?、?配合要求：有良好的服務態(tài)度并能配合酒店作相應改進。
由財務物資部對現(xiàn)行供應商(除集貿(mào)市場外)的送貨質量、價格及其及時性、合作態(tài) 度的不合格項進行評估。每3個月從質量、價格、送貨期和合作態(tài)度四方面進行一次業(yè)績評估。前三個月中任何一項累計5 次以內(含5次)不合格視為輕度不合格;累計5次以上或連續(xù)3次不合格，視為嚴重不合格。
(3)由物資采購領導小組進行會議評審，填寫《供方評定會議記錄表》，確定合格供方。
4.4評定結果分類
4.4.1對具有合格的質量保證體系，具備酒店所需產(chǎn)品要求能力的供方記入合格名單。
4.4.2對有少部分供貨數(shù)量品種缺空，經(jīng)限期糾正后能滿足產(chǎn)品要求能力的供方列入后 備名單。就以上評定結果，報總經(jīng)理批準并發(fā)送相關部門。
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