企業(yè)檔案資源管理知識
企業(yè)檔案資源管理知識
隨著社會的發(fā)展及網(wǎng)絡信息技術的廣泛應用，企業(yè)檔案資源管理的信息化已成為必然趨勢。那么你對企業(yè)檔案資源管理了解多少呢?以下是由學習啦小編整理關于企業(yè)檔案資源管理知識的內容，提供給大家參考和了解，希望大家喜歡!
企業(yè)檔案資源管理知識
1.總體框架
根據(jù)系統(tǒng)耦合原理，檔案管理系統(tǒng)與知識管理系統(tǒng)耦合的最終結果是一個新的知識管理系統(tǒng)。因此，應該總體上基于知識管理，同時借助、參考檔案管理，來設計“檔案知識管理模式”的總體框架。從邁克爾•波特的價值鏈理論來看，“檔案知識管理”的基本性價值活動由知識積累、知識組織、知識評價與知識服務等組成，支撐性價值活動包括企業(yè)文化培育、人力資源管理、組織結構設計和信息技術應用等。
2.基本活動
第一，知識積累環(huán)節(jié)。“以知識管理為導向創(chuàng)新拓展檔案管理”主要體現(xiàn)在：不局限于傳統(tǒng)文件、檔案的歸檔、收集，而是按照知識管理的要求加強對隱性知識的記錄與收集，加強對非正式文件及外部信息的收集，從而極大地拓展了檔案管理的范圍。“以檔案管理為基礎簡單實現(xiàn)知識管理”主要體現(xiàn)在：以文件、檔案作為知識庫的資源基礎;借助檔案管理中形成必要文件、進行文件歸檔、實行檔案集中統(tǒng)一管理等傳統(tǒng)的、成熟的技術方法，使知識積累有了具體化的手段和制度化的保障。
第二，知識組織環(huán)節(jié)。“以知識管理為導向創(chuàng)新拓展檔案管理”主要體現(xiàn)在：在檔案實體分類的基礎上，進行檔案內容分類;從一維層次結構的分類體系拓展為多維層次結構的分類體系。“以檔案管理為基礎簡單實現(xiàn)知識管理”主要體現(xiàn)在：借助檔案內容分類達到知識分類的目的;重視基于歷史主義的來源原則在知識分類中的重要意義。
第三，知識評價環(huán)節(jié)。“以知識管理為導向創(chuàng)新拓展檔案管理”主要體現(xiàn)在：比傳統(tǒng)檔案鑒定更關注檔案的情報性價值、現(xiàn)實價值與利用價值;更重視普通用戶在檔案鑒定中的作用;在保存歷史的同時兼顧促進知識創(chuàng)新的需要。“以檔案管理為基礎簡單實現(xiàn)知識管理”主要體現(xiàn)在：借鑒檔案鑒定的二次鑒定過程進行知識入庫評價與定期評價;參考檔案鑒定的基于內容標準的直接鑒定法與基于來源標準的職能鑒定法開展知識評價。
第四，知識服務環(huán)節(jié)。“以知識管理為導向創(chuàng)新拓展檔案管理”主要體現(xiàn)在：按知識服務的服務理念(以用戶為中心)、服務目的(為用戶提供知識與問題解決方案)、服務主體(專家團隊)、資源基礎(集成的信息與知識資源)、服務方式(主動服務)、服務手段(網(wǎng)絡化與智能化手段)、服務策略(個性化與針對性服務)、服務過程(全過程服務)、服務時效(實時與超前服務)等創(chuàng)新、拓展和提升檔案服務。
3.支撐活動
第一，企業(yè)文化培育方面。檔案管理人員應更具有創(chuàng)新精神;知識管理人員應更具有實務精神;檔案管理人員與知識管理人員及全體員工都應具有團隊合作的精神和知識共享的理念。
第二，人力資源管理方面。應提高檔案管理人員的素質;構建包括檔案管理專家、知識管理專家、信息技術專家、業(yè)務活動專家和其他領域專家在內的工作團隊。
第三，組織機構設計方面。應整合企業(yè)的信息資源管理機構(檔案管理機構、圖書情報機構、信息技術部門);應該設置CKO崗位，檔案管理人員進入CKO團隊。
第四，信息技術應用方面。應大力應用各種現(xiàn)代信息技術，同時正確處理好管理與技術的關系。
4.系統(tǒng)構建
“檔案知識管理”系統(tǒng)的構建應該遵循資源集成、功能集成與系統(tǒng)集成的原則。在對當前企業(yè)中各種類型的檔案管理系統(tǒng)與業(yè)務系統(tǒng)(以OA系統(tǒng)為例)關系、知識管理系統(tǒng)與業(yè)務系統(tǒng)關系的特點與優(yōu)劣進行比較分析的基礎上，筆者提出，“檔案知識管理”系統(tǒng)的構建策略是，在基于知識管理的業(yè)務系統(tǒng)(如KOA系統(tǒng))中實現(xiàn)文件、檔案一體化管理、集成管理。這樣知識管理的思想理念自然而然地滲透、體現(xiàn)于檔案管理，實現(xiàn)了“以知識管理為導向的檔案管理”;而檔案管理也自然而然地成為知識管理的基礎、核心，實現(xiàn)了“以檔案管理為基礎的知識管理”。
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一、圖文檔案是保護設計企業(yè)知識產(chǎn)權的有利武器
設計企業(yè)的知識產(chǎn)權主要是指設計企業(yè)擁有的專利權、商標權、著作權等，它是設計企業(yè)知識創(chuàng)新的成果，是設計企業(yè)重要的無形資產(chǎn)和核心的知識資本。保護設計企業(yè)的知識產(chǎn)權是維護設計企業(yè)合法權益、促進設計企業(yè)知識創(chuàng)新能力的重要保證，也是設計企業(yè)知識管理的一項重要職責。
圖文檔案真實地記錄了設計企業(yè)進行知識創(chuàng)新活動的過程、內容、結果，是設計企業(yè)擁有某一知識產(chǎn)權的法律憑證。當發(fā)生知識產(chǎn)權糾紛時，它們能起到至關重要的憑證作用。例如：在產(chǎn)品申請發(fā)明、實用新型或外觀設計專利發(fā)生申請權糾紛時，產(chǎn)品檔案中的技術協(xié)議書、委托書及相關合同文件具有法律效力，是有關產(chǎn)品設計和生產(chǎn)制造的依據(jù)性文件，一般含有明確產(chǎn)品專利權屬和其他權利的內容;產(chǎn)品設計計算文件、產(chǎn)品圖樣、產(chǎn)品裝配試驗的技術條件等文件是產(chǎn)品申請專利時證明其專利性(即新穎性、創(chuàng)造性、實用性)的重要特征，主要依據(jù)這些材料而編制的說明書構成申請專利最基本的文件，發(fā)生有關該產(chǎn)品的假冒、仿制等侵權糾紛時，這些文件則是十分有利的證據(jù);產(chǎn)品商標設計和注冊的有關材料既是商標的載體，更是商標權權屬的有力依據(jù)。由此可見，圖文檔案在設計企業(yè)知識產(chǎn)權保護工作中，始終處于佐證的主導地位，是設計企業(yè)知識產(chǎn)權保護的有力武器。
二、圖文檔案是尋找知識專家的關鍵線索
設計企業(yè)在其設計活動過程中會遇到許多十分專深的問題，這時就需要請教知識專家。當設計企業(yè)組織結構龐大、員工數(shù)量眾多時，設計企業(yè)管理者如何能知道企業(yè)內某一領域專家是誰、在哪個部門呢?此時，圖文檔案就可以為尋找知識專家提供關鍵的線索。
例如, 在IBM Lot us 公司的知識管理軟件中,對于每一份企業(yè)檔案,知識管理系統(tǒng)都記錄其作者、形成時間、修改時間、主題、利用者、利用次數(shù)等相關信息。如果某一文件利用次數(shù)很多的話, 說明該份檔案的知識含量較高, 具有重要的價值。由此也可能推斷出, 該份檔案的作者可能是一位有關該份檔案主題的領域內的知識專家。而且, 我們搜索某一主題的檔案時, 知識管理系統(tǒng)會自動顯示出所有與該主題相關的檔案, 如果我們發(fā)現(xiàn)這些檔案大部分是由某一位或幾位企業(yè)員工撰寫的話, 我們可以認定他們就是有關該主題領域內的知識專家?？梢?圖文檔案是尋找知識專家的重要線索。
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