提高會(huì)議效率的方法
提高會(huì)議效率的方法
有很多的會(huì)議是因?yàn)榻M織不善而讓與會(huì)者感到討厭的。在當(dāng)今社會(huì)，時(shí)間就是金錢(qián)。今天，學(xué)習(xí)啦小編為你帶來(lái)了提高會(huì)議效率的方法。
提高會(huì)議效率的方法是什么
1、會(huì)議成果。
一定要在會(huì)議開(kāi)始之初就讓與會(huì)者明白這次會(huì)議想要得出什么樣的結(jié)果。在常規(guī)會(huì)議上，組織者一定要開(kāi)門(mén)見(jiàn)山地將自己對(duì)會(huì)議的期望表達(dá)出來(lái)。在特殊會(huì)議上，如果實(shí)在不方便直接講出來(lái)就給出相應(yīng)的暗示。同時(shí)，會(huì)議的組織者也要表達(dá)出自己期望在會(huì)議結(jié)束時(shí)會(huì)有什么樣的效果。所以，在會(huì)議開(kāi)始的時(shí)候就闡明會(huì)議的結(jié)果是提高會(huì)議效率最有效的措施。將會(huì)議目標(biāo)寫(xiě)在顯眼的地方也會(huì)非常有用。
2、會(huì)議日程安排。
根據(jù)會(huì)議議題重要性的不同安排出相應(yīng)的時(shí)間，并列出一張簡(jiǎn)單的會(huì)議進(jìn)程表格。這樣就可以對(duì)會(huì)議的進(jìn)程了如指掌，在時(shí)間安排上也會(huì)更加科學(xué)。
3、會(huì)議角色。
會(huì)議當(dāng)中有很多的角色，只要將各種角色弄清楚并各司其職才能提高會(huì)議的效率。不管你是會(huì)議的設(shè)計(jì)者、組織者還是指導(dǎo)者，這些角色的任務(wù)是各不相同的，只有保證各種角色的人員認(rèn)真完成自己的工作才能保障會(huì)議的順利進(jìn)行。
4、會(huì)議規(guī)則。
在召開(kāi)會(huì)議之前，一定要制定好各種預(yù)案，尤其是那種比較常見(jiàn)的問(wèn)題。如果會(huì)議之前各種預(yù)案都比較完善的話，就可以將各種問(wèn)題防患于未然。比如，會(huì)議過(guò)程中是否允許用電腦，會(huì)議內(nèi)容是否允許記錄等等，這都需要提前想到的。
提高會(huì)議效率十大要領(lǐng)
會(huì)議目的要明確。
一個(gè)單位或者部門(mén)召開(kāi)會(huì)議，無(wú)論其規(guī)模大小、類型如何，第一步就是設(shè)定會(huì)議目的，明確會(huì)議到底要解決什么問(wèn)題，而且表述要盡可能具體，讓每一位與會(huì)人員清楚明白，以便提前做好相關(guān)準(zhǔn)備。
參會(huì)人數(shù)要適當(dāng)。
參加會(huì)議的人員一般包括會(huì)議的組織者、參與者和記錄人員等。參會(huì)人數(shù)的數(shù)量要適當(dāng)，人員太多易七嘴八舌、偏離主題，導(dǎo)致會(huì)期延長(zhǎng)，最后草草收?qǐng)?人員太少則不能有效征集意見(jiàn)和建議，不利于民主決策、科學(xué)決策。同時(shí)，參會(huì)人員的層級(jí)不能相差太遠(yuǎn)。
會(huì)前準(zhǔn)備要充分。
會(huì)前準(zhǔn)備工作包括發(fā)出會(huì)議通知，告知會(huì)期、時(shí)間、地點(diǎn)等;印制會(huì)議日程，編排會(huì)議議程;做好會(huì)場(chǎng)布置，如懸掛會(huì)標(biāo)、徽記、旗幟等，安排座次，擺放席簽、話筒、資料、茶杯等，保證照明、通風(fēng)、空調(diào)設(shè)備齊全有效;做好會(huì)議食宿、集體照相等方面的準(zhǔn)備。
會(huì)議規(guī)則要清晰。
堅(jiān)持“四不”原則;不跑題，緊緊圍繞會(huì)議主題發(fā)言;不打斷，尊重發(fā)言人;不超時(shí)，無(wú)論誰(shuí)發(fā)言都有時(shí)間限制;不攻擊，不指責(zé)、批判他人，更不能進(jìn)行人身攻擊。
主持協(xié)調(diào)要到位。
會(huì)議主持人要加強(qiáng)協(xié)調(diào)，保證會(huì)議按照預(yù)定議程進(jìn)行。要不斷向與會(huì)人員明示或暗示會(huì)議的目標(biāo)和主題，有人偏離主題時(shí)應(yīng)及時(shí)制止。保證與會(huì)人員在發(fā)言時(shí)不受他人攻擊，在會(huì)議過(guò)程中始終保持中立，以取得與會(huì)者的信任。
會(huì)議氣氛要和諧。
氛圍良好，與會(huì)人員才會(huì)暢所欲言，會(huì)議才能取得預(yù)期效果。會(huì)議前，環(huán)境布置有講究，不能太壓抑，要讓與會(huì)人員有一種輕松舒適的感覺(jué);會(huì)議中，要發(fā)揚(yáng)民主精神，鼓勵(lì)與會(huì)人員積極發(fā)言，允許有不同聲音和不同意見(jiàn)，注意集思廣益。
會(huì)議服務(wù)要周到。
會(huì)場(chǎng)上提供話筒、茶水、應(yīng)急處理等服務(wù)看似小事，但對(duì)會(huì)議效率的影響也很明顯。有的會(huì)議發(fā)言的人較多，話筒數(shù)量不夠，就要做好話筒傳遞服務(wù)，確保有序銜接;有的會(huì)議需要使用展板、投影等設(shè)施，要提前主備好;會(huì)議需要臨時(shí)增加與會(huì)人員，應(yīng)及時(shí)通知到位。
形成紀(jì)要要盡快。
會(huì)后，要根據(jù)會(huì)議主持人的要求，遵照會(huì)議精神，迅速撰寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要，呈送主持人批閱，盡快形成準(zhǔn)確完整的會(huì)議紀(jì)要，盡快分發(fā)至相關(guān)單位和部門(mén)，以免影響決議的落實(shí)。
傳達(dá)精神要及時(shí)。
會(huì)議結(jié)束后，應(yīng)通過(guò)專題會(huì)、新聞報(bào)道、內(nèi)部簡(jiǎn)報(bào)等形式，盡快將會(huì)議精神傳達(dá)給相關(guān)人員。傳達(dá)時(shí)要終于會(huì)議，科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)，準(zhǔn)確無(wú)誤，防止片面性;同時(shí)要注意保密，不向無(wú)關(guān)人員透露會(huì)議內(nèi)容。
決議跟蹤要閉環(huán)。
開(kāi)會(huì)是為了統(tǒng)一思想，研究措施，解決問(wèn)題。對(duì)會(huì)議形成的決議，要堅(jiān)持一抓到底，建立追蹤制度，按照PDCA閉環(huán)管理要求，對(duì)議定事項(xiàng)進(jìn)行跟蹤，重點(diǎn)對(duì)會(huì)議安排的工作是否落實(shí)、會(huì)議提出的問(wèn)題是否解決等進(jìn)行檢查、考核，確保各項(xiàng)決議能夠按時(shí)按要求完成。
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