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淺談秘書禮儀(2)

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淺談秘書禮儀

  (這一部分建議放到如何塑造秘書形象一章節(jié)里面) 社會對女秘書認知偏差的產(chǎn)生不是短期形成,而是有一個過程的。而消除這種認知偏差,需要秘書從業(yè)人員與社會共同努力、內(nèi)外結(jié)合,樹立起秘書良好職業(yè)形象。

  1、個人思想

  女秘書社會認知偏差的產(chǎn)生,是秘書行業(yè)不規(guī)范或者某些女秘書行為不檢點、經(jīng)不住誘惑釀成的惡果。解鈴還須系鈴人,女秘書要想徹底改變 自己在社會公眾心目中的形象,必須從自身出發(fā),嚴格自律,潔身自好,努力提高個人的綜合素養(yǎng),實現(xiàn)秘書工作技能職業(yè)化,提升秘書服務(wù)質(zhì)量,實現(xiàn)個人形象自我凈化,從而改變整個秘書行業(yè)風貌,用事實來糾正公眾對女秘書的認知偏差。只有這樣,女秘書才能在秘書這個崗位站穩(wěn)腳跟,秘書隊伍才能進一步發(fā)展壯大。

  2、社會方面

  要改變社會認知偏差,只靠女秘書自身的努力是不夠的。針對文藝作品對女秘書不良形象的渲染所造成的負面影響,相關(guān)行業(yè)組織應(yīng)該掌握輿論主動權(quán),構(gòu)筑并大力宣傳先進的秘書文化。先進秘書文化的構(gòu)建,必須科學地繼承中國傳統(tǒng)秘書文化,吸收其精華,擯棄 “官本位”觀念,融入時代精神,弘揚先進的秘書文化,可以向社會展示真實的秘書世界,讓社會了解秘書的工作、生活,進而尊重秘書的人格,營造一種有志者、有才者爭做秘書的社會氛圍。

  二、 如何塑造秘書良好形象

  (一)塑造秘書外在形象

  1.注重服裝服飾的搭配

  服飾是人體形態(tài)的外延。有人說衣服是人的第二張臉。這說明衣服對人來說,其功能不單是御寒和遮羞,而是具有裝飾、美化作用。衣服是一種無聲的語言,它展示著一個人的身份、涵養(yǎng)、個性愛好、審美情趣等多種信息。

  服飾美并不是指穿戴要高檔、打扮要時尚,而是講服飾要得體、大方,并與所參加活動的時間、地點、場合相協(xié)調(diào),與本人的年齡、性別、膚色、體型相適應(yīng),與職業(yè)身份、角色、地位相吻合,這是秘書在工作中塑造和維護自身形象的基礎(chǔ)。

  作為秘書人員,其著裝既要體現(xiàn)實用性,也要體現(xiàn)裝飾性,體現(xiàn)個體自身的審美素質(zhì)和組織形象。秘書工作起著信息匯總和傳播作用。建立良好的、相互了解和信任的關(guān)系,樹立組織及秘書本人在各界公眾中的良好形象和信譽,是秘書公關(guān)的主要內(nèi)容。秘書人員要盡量把服飾的自然屬性、社會屬性、情感屬性與秘書公關(guān)活動的禮儀屬性結(jié)合起來,充分展示出秘書服飾的魅力,盡可能避免因著裝不當而使或組織的聲譽蒙受損失。

  秘書的職業(yè)服裝要注意風格淡雅、揚長避短、力戒怪異。遵守成規(guī),一般應(yīng)該是簡單線條加上剪裁大方的組合性套裝,這樣優(yōu)雅大方、風格明快的服裝既能表現(xiàn)秘書的身份和地位,也能增加客人對秘書的信任。秘書服飾從質(zhì)地、款式、色彩乃至造型,都要表現(xiàn)一份優(yōu)雅的氣質(zhì)。

  2.儀容儀表的要求

  秘書的儀表反映了秘書的文化修養(yǎng)和格調(diào),在日常工作中著裝應(yīng)該是大方得體的職業(yè)裝。并且我認為秘書重視儀表,并不是為了獲得他人的贊美,而是為了更好樹立企業(yè)的形象,有助于位領(lǐng)導服務(wù)開展工作。所以秘書應(yīng)時刻保持一個較為干練、能干的外觀形象,給公眾以正面觀感。

  作為秘書首先要保持整潔的發(fā)型、清爽的面孔、并且女秘書可以適度化妝,在工作崗位上宜施淡妝,白天的社交活動也應(yīng)是淡妝。濃妝只適合晚上的娛樂性活動,如舞會等。

  3.行為舉止的要求

  秘書的一舉一動都反映著企業(yè)的形象,因此,注意行為舉止是十分必要的。秘書要做到行為舉止美,就要做到行為守規(guī)范,合乎法紀,合乎道德,合乎人情。要明白哪些可以為,哪些不可以為,以及應(yīng)該怎樣為。

  比如,談話中下意識地摸后腦勺,就是尷尬不自然的動作,是拘束和怯場的表現(xiàn),會被認為不善言談、沒見過大世面、交際經(jīng)驗貧乏;聽人講話時東張西望,會被認為心不在焉、不尊重他人;背著雙手站立或行走,也會令人生厭,會被認為裝腔作勢、傲慢無禮;走路低頭弓背、神態(tài)無力,則是消極、怯懦的表現(xiàn),會被人認為沒有生機、缺乏自信。

  4.語言的要求

  說話是一種藝術(shù),語言是人類最重要的交際工具。秘書在秘書活動中,應(yīng)注重自身的語言美。語言美不同于其他形態(tài)美,從內(nèi)容到形式,再到結(jié)構(gòu),秘書語言的美都有著自己的特點。

  首先,得體是口頭表達不可或缺的品質(zhì)。“看菜吃飯,量體裁衣”,是講要根據(jù)不同的場合、對象確定相應(yīng)的表現(xiàn)方式,使用最合適的言語以引起對方的共鳴,收到理想的效果。秘書說話一定要把握分寸、注重措詞,對重要問題的說明,特別是對人和事的定性,用語一定要慎重;要掌握“火候”,看準語境,當講時必須講,不當講時一定不講;注意增強語言的親和力,切忌武斷、生硬,以免影響人際關(guān)系。

  其次,適當運用幽默風趣的語言。幽默不同于滑稽,滑稽只是插科打諢,貧嘴逗樂,讓人笑笑而已;而幽默是智慧和思考的產(chǎn)物,它在引人發(fā)笑的同時,還具有促人思考和受到啟迪的功效。幽默的語言材料,往往是即興發(fā)揮的,其技巧和方法也靈活多樣,它需要借助語言的修辭方式,輔之以聲調(diào)、姿態(tài)等手段,一般經(jīng)過懸念、渲染、轉(zhuǎn)換、亮底等幾個環(huán)節(jié),以獲得出奇制勝的功效。

  (二)怎樣塑造秘書的內(nèi)在形象

  1.加強知性美的修養(yǎng)

  作為一名秘書應(yīng)該豐富自己的文化知識,提高內(nèi)在修養(yǎng)。良好的外在形象是建立在自身的文化修養(yǎng)基礎(chǔ)之上的,知識給人智慧,知識使人完善,知識造就美德,知識使人豁達,知識使人善辯。具備了一定的文化修養(yǎng),才能使自身的形象更加豐滿、完善。

  2.培養(yǎng)職業(yè)道德

  職業(yè)道德是對從事一定職業(yè)的人的特殊的道德要求,是人們在職業(yè)活動中必須遵循的、與其特定的職業(yè)相適應(yīng)的行為規(guī)范。

  首先秘書要有一種敬業(yè)精神,要做好本職工作,要對組織衷心耿耿,要對工作認真負責。秘書要認定自己工作的輔助性,不要認為自己處于領(lǐng)導身邊就以所謂的“二首長”自居,從而瀆職、越位、越權(quán),而是要甘當助手、配角,恪守本分,不狐假虎威,處理公務(wù)不摻雜私心雜念,輔助領(lǐng)導不阿諛奉承,多從工作著眼提方案、提建議。

  其次秘書需要廉潔奉公,秘書經(jīng)常接觸領(lǐng)導,與領(lǐng)導的關(guān)系密切。因此,秘書要秉公辦事,奉公守法,坦誠清白,吹吹拍拍不迎合,拉拉扯扯不下水,吃吃喝喝不沾邊,不以權(quán)謀私,不索受賄賂,尤其不能借領(lǐng)導的名義批文件、寫條子、打電話、拉關(guān)系、謀私利。

  
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